Чи можуть кадрові накази підписуватись електронним цифровим підписом

Так, кадрові накази з особового складу підпадають під дію електронного документообігу з накладанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису) та електронної печатки установи. Кадрові накази, підписані КЕП, обов'язково повинні реєструватися в автоматизованій системі електронного документообігу (АСЕД

Закон України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text визначає правовий статус електронних підписів та печаток і їхню юридичну силу, рівнозначну власноручному підпису та печатці.
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" регулює відносини у сфері електронного документообігу та використання електронних документів, зокрема ст. 7 Закону https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15/conv#n41 .
Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях" (далі – Правила № 1000/5) не містить прямої заборони на підписання кадрових наказів КЕП. Навпаки, він передбачає можливість застосування електронного документообігу. (Пункт 11 глави 8 розділу IІ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n177 ).

Перед повним переходом на електронне підписання кадрових наказів необхідно розробити та затвердити відповідні внутрішні положення про електронний документообіг в установі, які б регламентували порядок створення, підписання, обліку, зберігання та використання електронних документів, включаючи кадрові накази.

Якщо в установі запроваджено ЕДО та використовуються КЕП і електронна печатка відповідно до законодавства, кадрові накази з особового складу (прийняття, переведення, звільнення тощо) можуть підписуватися КЕП керівника та засвідчуватися електронною печаткою установи.

Факт тривалого строку зберігання та наявність персональних даних не є перешкодою для підписання кадрових наказів КЕП в системі ЕДО. Забезпечення захисту персональних даних в електронній формі є обов'язком володільця інформації відповідно до Закону України "Про захист персональних даних". Системи ЕДО повинні мати відповідні сертифікати безпеки та механізми захисту інформації.

За умови належного впровадження ЕДО та використання КЕП, практично всі документи з кадрового забезпечення можуть бути підписані КЕП керівника та/або уповноважених осіб та засвідчені електронною печаткою установи.

Винятки можуть становити первинні облікові документи, наприклад, заяви працівників, які можуть подаватися в паперовій формі з власноручним підписом, а потім скануватися та зберігатися в системі ЕДО. Однак і тут можливе подання електронних заяв з накладанням КЕП працівника (за наявності).

Раді допомогти, звертайтесь ще!