У внутрішньому описі особової справи відображаємо ті документи, які долучаємо до особової справи. Які документи долучити до особової справи працівника та як її формувати визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text.

В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5, докладніше - https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati. Щодо свідоцтва про народження дитини, довідки про інвалідність, посвідчення УБД, довідки ВПО, вони є підставами для надання пільг: соціальної відпустки (свідоцтва про дітей), відпустки учаснику бойових дій, збільшена тривалість відпустки для осіб з інвалідністю, відпустка в обовʼязковому порядку без збереження зарплати для ВПО на 90 днів, а перелік передбачає в особовій справі документи, що є підставами для надання пільг. Тому ці документи фіксуємо у внутрішньому описі.

Після припинення трудового договору з померлим працівником до його особової справи долучіть копію наказу про припинення трудового договору та засвідчену копію свідоцтва про смерть. Тому до внутрішнього опису документів особової справи вносимо відомості про долучені документи.

Щодо копій свідоцтва про шлюб, розлучення, ці документи є підставами для внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), тому їх долучаємо до особової справи і фіксуємо у внутрішньому описі.

Буде корисною стаття про формування особової справи - https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!