Відповідні повідомлення мають тимчасовий строк зберігання. Їх зберігають у поточному діловодстві відділу кадрів.

У номенклатурі справ (НС) кадрової служби слід передбачити справи, в яких будуть зберігатися різні повідомлення.

У ст. 403 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 визначено строк зберігання для до­ку­мен­тів (ха­ра­к­те­ри­с­ти­к, відомостей, повідомлень, ак­тів, допо­ві­д­них за­пи­сок, до­відо­к, листів) про тру­до­ву ди­с­ци­п­лі­ну - 3 роки.

З посиланням на цю статтю Ви можете внести до НС справу "До­ку­мен­ти (ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки, відомості, повідомлення, ак­ти, до­по­ві­д­ні за­пи­с­ки, до­від­ки, листи) про тру­до­ву ди­с­ци­п­лі­ну" і саме в ній будуть зберігатися повідомлення, які розсилаються працівникам підприємства з різних кадрових питань, зокрема про необхідність інформування щодо змін контактних даних; про відмову у призначенні допомоги з тимчасовою втратою працездатності.

А можете передбачити окрему справу із заголовком "Повідомлення, що надсилаються працівникам підприємства". При цьому строк зберігання і номер статті зазначити такі ж самі: 3 р. ст. 403.

Повідомлення про зміну облікових даних, передбачене у Додатку 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, завт. постановою КМУ від 30 грудня 2022 р. № 1487 (зі змінами) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n380 - це документ, який надсилається підприємством до районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки, органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу.

Таке повідомлення може надсилатися, як окремий документ або разом із супровідним листом. Оригінали цих повідомлень будуть зберігатися у відповідному ТЦК та СП, а у Вас на підприємстві залишиться так званий "відпуск повідомлення" (другий примірник або копія вихідного д-та).

Для їх зберігання має бути передбачена справа із заголовком "Листування з питань військового обліку та бронювання працівників підприємства", її строк зберігання становить 5 років з посиланням на ст. 669, визначену у Змінах до Переліку № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0421-25#n4

Раді допомогти, звертайтесь ще!