Кадрові документи для ФОПа та ТОВ: що потрібно знати

ФОП при прийнятті на роботу найманих працівників стає роботодавцем, відповідно на нього поширються норми трудового законодавства.

При наймі перших працівників Фопу необхідно оформити (видати):

1. Трудовий договір. Обов’язково складається в письмовій формі.

Хоча, відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону №2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n8 у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору, рекомендуємо оформлювати письмову форму трудового договору.

2. Повідомлення в ДПС. Роботодавець, незалежно від його організаційно-правової форми надає до ДПС Повідомлення про прийняття на роботу працівника до того, як новий співробітник приступить до виконання професійних обов’язків.

3. Накази (розпорядження) з кадрових питань. Обов’язковими до складання є накази про приймання на роботу та направлення у відрядження. Умовно-обов’язковими є накази про переведення на іншу роботу, надання відпустки та звільнення працівника. Накази реєструються у журналах реєстрації наказів з кадрових питань тривалого або тимчасового зберігання. Строки зберігання зазначено в Переліку №578/5.

4.Колективний договір не обов'язковий для ФОП. Всі питання щодо взаємоідносин з найманим працівником можете прописати у трудовому договорі. Щодо оплати праці (премій) можете розробити та затвердити накаказом Положення про оплату праці.

5. ПВТР затверджуються трудовим колективом, тому при наймі 1-2 працівників основні пункти (графік роботи) можете також прописати в трудових договорах.

6 Штатний розпис потрібно розробляти (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06 Мінсоцполітики) та затверджувати наказом. В документі наводиться перелік посад відповідно до Класифікатора професій ДК із зазначенням кількості працівників, які їх займають, та розміру окладів за кожною посадою. Спеціальної форми штатного розпису немає.

7.Особова картка працівника. Мінсоцполітики та Держпраці дотримуються однакової думки: ФОП зобов’язані вести особові картки працівників.Чинною є типова форма № П-2, затверджена Наказом Держкомстатом і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656. Вона має рекомендаційний характер.

8.Графік відпусток
Відповідно до ч. 4 ст. 79 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n500 порядок надання відпусток визначається графіком відпусток, які доводяться до відома всіх працівників. До обов’язків роботодавця входить повідомлення робітника про початок відпустки за два тижні до цієї дати. Тому підприємці, як і юрособи, мають складати графік відпусток та інформувати працівників під підпис.

9.Табель обліку робочого часу. Штрафних санкцій за неведення табелю обліку робочого часу підприємцем не передбачено. Однак наявність документа попередить безліч питань - контролюючих органів та допоможе довести правильність розрахунків, пов’язаних з обліком:
- фактично відпрацьованого часу (в режимі повного, скороченого, неповного робочого часу);
- годин, відпрацьованих понаднормово, у святкові та неробочі дні, у вечірній та нічний час;
- часу, невідпрацьованого з поважних причин (хвороба, відпустка) та прогулів. Чинною є типова форма № П-5, затверджена Наказом Держкомстатом від 05.12.2008 № 489. Вона має рекомендаційний характер. Роботодавець — ФОП може її спростити, залишивши необхідні показники.

10.Заяви працівників про приймання на роботу, звільнення, відпустку.
Обов’язку написання заяви щодо приймання на роботу до ФОП — роботодавця в законодавстві не має. Заявами про переведення на іншу роботу, встановлення неповного робочого часу, відмову або згоду на переведення, зміну умов праці й при звільненні радимо не нехтувати. Документи дозволять уникнути питань з боку контролюючих органів та попередити можливі суперечки з працівниками.

Для ТОВ перелік схожий.

До обов’язкових кадрових документів належать:

- Штатний розпис
- Правила внутрішнього трудового розпорядку
- Табель обліку робочого часу
- Накази з кадрових питань. Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років
- Журнал обліку наказів. Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання
- Особові картки працівників за формою №П-2, також оформлюють особові справи працівників
- Графік відпусток
- Трудові договори (контракти), у випадках передбачених ст. 24 КЗпП
- Колективний договір або замінники ( положення про оплату праці, про преміювання, про відпустки)
- Посадові (робочі) інструкції працівників
- Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами
- Положення про охорону праці
Цей перелік не є вичерпним, законодавством можуть бути передбачені інші документи в залежності від специфіки ведення діяльності підприємством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!