Зберігання кадрових документів: терміни та особливості оформлення описів

Все залежить від того, чи є Ваша організація фондоутворювачем Національного архівного фонду (НАФ), чи не є.

Дякуємо за цікаве запитання. Тема передання наказів в архів та складення архівних описів є надзвичайно важливо.

Давайте розберемося саме у Ваші ситуації.

Якщо у номенклатурі справ для наказів з основної діяльності Ви визначили строк зберігання «До ліквідації організації», напевно у діяльності Вашої організації НЕ створюються документи НАФ. Якщо це дійсно так, то в архіві Вашої організації не буде описів справ постійного зберігання. Адже виходить, що і самих справ постійного зберігання немає.

Строк зберігання «До ліквідації організації», передбачений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 , належить до категорії «тривалого (понад 10 років) зберігання».

Відповідно й в архіві організації будуть створюватися лише два види описів:

• опис справ тривалого зберігання;
• опис справ з кадрових питань.

Тому завершені в діловодстві й передані в архів справи з наказами з основної діяльності потраплять до опису справ тривалого зберігання. До речі, як і журнали реєстрації цих наказів.

Щодо самих журналів.

Дійсно один журнал може вестися протягом кількох років (скажімо, необмеженої кількості років).

Тому справи з наказами з основної діяльності будуть включатися в розділи архівного опису щороку, а журнал – тільки за рік, в якому його було завершено. Наприкінці розділів опису за попередні роки у рядку із заголовком справи «Журнал реєстрації наказів з основної діяльності за 2020-2024 роки» буде стояти примітка, нпр. :

Див. спр.123 за 2024 рік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!