Як правильно оформити особову справу після дистанційного звільнення

Так, до особової справи потрібно долучити зазначені Вами документи.

Згідно з п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), в особових справах мають бути наявними, серед іншого, заяви про звільнення з роботи та копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Тож наказ про звільнення з роботи обов'язково має бути долучений до особової справи працівника (незалежно від того, наявний чи ні у ньому підпису працівника про ознайомлення – у будь-якому разі це розпорядчий документ про звільнення працівника і його копія обов'язково має бути в особовій справі). Щодо протоколу ознайомлення та скриншоту з месенджера, то такої вимоги у вищезазначених Правилах № 1000/5 немає, проте зважаючи, що їх було прийнято до початку введення норми щодо можливості обміну документами між працівником і роботодавцем в електронній формі, краще ці документи також долучити до особової справи.

На «закриття» особової справи ознайомлення працівника з наказом про звільнення через месенджер не впливає – звільнення відбулося й Ви маєте у стандартному порядку внести підсумковий запис і через два роки після завершення року звільнення (тобто щодо звільнених у 2023 році – лише після завершення 2025 року) зможете передати особову справу до архіву (відповідно до п. 1 глави 3 розділу VI Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n707) два роки особові справи мають зберігатися у кадровій службі).

Раді допомогти, звертайтесь ще!