Передача кадрових документів в архів: нюанси та вимоги

Так, схвалення саме цих документів є обов’язковим. Не має значення форма власності підприємства: державна, комунальна чи приватна.

Якщо Ваше підприємство перебуває на обліку в певній архівній установі або архівному відділу райдержадміністрації, то Ви зобов’язані згідно з вимогами законодавства у сфері архівної справи та діловодства СХВАЛЮВАТИ Описи справ з кадрових питань та Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, з ЕК архівного відділу райдержадміністрації.

Не погоджувати, а саме схвалювати. Це норма Постанови КМУ від 8 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#Text (далі – Постанова № 1004)

В абзаці першому підпункту 2 пункту 21 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затв. Постановою № 1004, визначено:

«2) схвалення:

описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі держадміністрації, міської ради та у діяльності яких не утворюються документи зазначеного Фонду;

…»

З електронних документів з кадрових питань тривалого зберігання згідно з вимогами законодавства слід виготовляти засвідчені належним чином паперові копії. У Вас у товаристві паралельно буде вестися електронний архів, в який потраплятимуть електронні документи, та паперовий архів, сформований із засвідчених паперових копій електронних документів.

Сервіс «Особистий консультант», на жаль, не передбачає детальних консультацій на широкі теми. Намагайтеся у подальшому формулювати в одному запиті по одному конкретному питанню, це пришвидшить надання лаконічних кваліфікованих відповідей. Дякуємо за розуміння!