Рекомендації щодо ведення реєстру наказів кадрів і бухгалтерії

Так, це суттєва помилка. Її потрібно виправити, але дійсно краще вже з нового діловодного року.

Накази про відрядження (крім тривалих закордонних відряджень) переважним чином мають тимчасовий строк зберігання – 5 років, тому їх можна реєструвати:

• в одній реєстраційній формі (журналі реєстрації або картотеці) разом з іншими наказами тимчасового строку зберігання – про стягнення, надання щорічних основних і додаткових відпусток, навчальних та творчих/спортивних відпусток;
• в окремому Журналі реєстрації наказів про відрядження працівників підприємства.

А от накази про примірювання та інші заохочення належать до документів тривалого зберігання – 75 років. Їх реєструють у Журналі реєстрації наказів керівника підприємства тривалого зберігання.

Відповідно ці журнали також мають різні строки зберігання.

Ви повинні по завершенню 2025 року закрити журнал, в якому неправильно реєструвалися різні види наказів, встановивши йому максимальний строк зберігання – 75 років. Замість нього завести дві нові відповідні реєстраційні форми або почати реєстрацію наказів про відрядження та наказів про преміювання у вже заведених журналах для реєстрації наказів тривалого та тимчасового строків зберігання відповідно.

Нагадаємо, що строки зберігання типових документів, що створюються в управлінській діяльності юридичних осіб слід визначати за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14

Раді допомогти, звертайтесь ще!