Правомірність використання електронного підпису для кадрових документів

Порядок створення електронних документів відбувається за загальними правилами, його закріплюють у власній інструкції з діловодства. Директор може видати й наказ з основної діяльності про використання електронного підпису (КЕП) на кадрових документах, у тому числі з використанням сервісу “Дія.Підпис”.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису згідно п. 4 ст. 18 Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги»https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n249. Тобто з моменту підписання електронного документа КЕП керівником, документ набуває юридичної сили.

Але в законодавстві є інша норма, для документів, що мають постійний та тривалий (понад 10 років) строк зберігання, створюють засвідчену копію в паперовій формі відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text.

Тобто документи тимчасового строку зберігання, які зберігаємо 5 років (накази про щорічну відпустку, про відрядження, соціальні відпустки на дітей, відпустка УБД, у звʼязку з вагітністю і пологами), їх не потрібно зберігати в паперовому вигляді можна вести лише в електронному вигляді. А ось документи тривалого строку зберігання (накази про прийняття, переведення, звільнення, накази про надання відпусток без збереження зарплати, про залучення до роботи у вихідний день тощо) такі накази потрібно ще оформляти у паперовому вигляді. Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства.

Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:

Згідно з оригіналом

Старший інспектор з кадрів

Підпис Катерина КРАВЧУК

Дата

Раді допомогти, звертайтесь ще!