Як підприємству правильно обмінюватися контактами та вести облік

Обов’язок з обміну контактними даними поширюється на всіх без винятку працівників і роботодавців. Не має значення, чи організована дистанційна робота, чи працівник працює в офісі, чи призупинено дію трудового договору, чи працівник перебуває на тимчасово окупованій території. Зобов’язання діє на весь період воєнного стану.

Роботодавці мають оновити свої контактні дані в ЄДР (якщо відбулися такі зміни).

Протягом 60 календарних днів з дня набрання чинності Закону України від 01.05.2025 №4412-ІХ «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією між роботодавцем і працівником, тобо до 13.08.2025 року.
2. Ви повинні повідомити працівників про необхідність повідомляти роботодавця протягом 10 к.дн у разі зміни контактними даними, для прикладу зразки документів Наказ про необхідність інформування щодо зміни контактних даних, Повідомлення про необхідність інформування щодо зміни контактних даних (Закон №4412-ІХ).
3. Якщо працівник не повідомив нову адресу, телефон чи email, не виходить на зв'язок, роботодавець має право надсилати повідомлення (накази, листи тощо) на останні відомі контакти. Це буде вважатись юридично достатнім інформуванням (ознайомленням). Приклади:
Лист на поштову адресу, що є в особовій справі.
Email, вказаний при прийомі на роботу.
Viber / Telegram, якими користувалися під час попередньої комунікації.
Докладніше в мінікурсі «Новий обов’язок роботодавця та працівника: як інформувати про зміну контактних даних» https://kadroland.com/news/5092-novii-obovyazok-robotodavcya-ta-pracivnika-yak-informuvati-pro-zminu-kontaktnix

Раді допомогти, звертайтесь ще!