Новий обов’язок роботодавця та працівника: як інформувати про зміну контактних даних

1. Нормативне регулювання
2. Хто підпадає під дію нових вимог
3. Як повідомляє про зміни роботодавець
4. Як інформує працівник
5. Повідомлення у формі заяви
6. Як діємо коли немає технічної можливості повідомити
7. Рекомендації для оновлення внутрішніх документів
8. Строк повідомлення – 10 календарних днів
9. Перехідний період: особливі строки
10. Наслідки неповідомлення інформації
11. Коли вищенаведені правила не застосовують
12. Висновки

Нормативне регулювання

Сьогодні говоримо про Закон України від 01.05.2025 №4412-IX «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» (далі – Закон №4412), який вносить зміни до Закону України від 24.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136).

Як ми сказали, наразі Закон № 4412 перебуває на підписанні у Президента України. Лише після цього та опублікування він набере чинності.

Хто підпадає під дію нових вимог

Обов’язок з обміну контактними даними поширюється на всіх без винятку працівників і роботодавців. Не має значення, чи організована дистанційна робота, чи працівник працює в офісі, чи призупинено дію трудового договору, чи працівник перебуває на тимчасово окупованій території. Зобов’язання діє на весь період воєнного стану.

Інформація в ЄДР доступна лише за умови наявності кваліфікованого електронного підпису. Це стосується як перевірки даних роботодавця, так і внесення змін до реєстру.

Як повідомляє про зміни роботодавець

Юридичні особи та фізичні особи-підприємці повинні оновлювати свої контактні дані шляхом внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (ЄДР). Це – єдиний офіційний реєстр, на дані якого орієнтується працівник при направленні своїх повідомлень!

Як інформує працівник

Працівник повинен повідомити про зміну своїх контактних даних одним із двох способів:

1. поштовим листом на адресу місцезнаходження роботодавця, вказану в ЄДР;
2. електронним листом на e-mail роботодавця, також зазначений у ЄДР.

Використання інших адрес чи неофіційних засобів зв’язку не допускається.

Повідомлення у формі заяви

Працівник може подати інформацію у формі письмової заяви. Шаблон такої заяви має бути попередньо підготовлений роботодавцем. Якщо працівник перебуває в офісі, подача паперової заяви вважається належною формою повідомлення.

Як діємо коли немає технічної можливості повідомити

Коли працівник не має доступу до поштового чи електронного зв’язку, допускається повідомлення через телефонний дзвінок або SMS на офіційний номер телефону, вказаний у ЄДР. Це винятковий варіант, що застосовується лише за повної відсутності інших каналів.

Рекомендації для оновлення внутрішніх документів

Роботодавцям рекомендується оновити Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) із внесенням обов’язку обох сторін інформувати про зміну контактних даних. У разі зміни контактів роботодавця також бажано оприлюднювати нову інформацію на корпоративному сайті або в системі внутрішньої комунікації.

Повідомлення від працівників про зміну контактних даних слід належним чином фіксувати. Це можна зробити шляхом внесення змін до особової картки П-2 або додавання окремих аркушів до особової справи.

Строк повідомлення – 10 календарних днів

Обидві сторони зобов’язані здійснити повідомлення про зміну контактних даних у строк не більше 10 календарних днів:

1. роботодавець – шляхом оновлення даних у ЄДР;
2. працівник – шляхом направлення повідомлення традиційною або електронною поштою.

Перехідний період: особливі строки

Роботодавці зобов’язані оновити інформацію в ЄДР протягом 60 календарних днів з дня набрання чинності Законом № 4412. Для працівників у загальному випадку такий перехідний період не установлений. Водночас є два випадки коли такий строк встановили й для працівників:

1. працівник під час воєнного стану відсутній на роботі понад 90 календарних днів;
2. робоче місце працівника знаходиться на тимчасово окупованій території.

Для таких працівників строк повідомлення складає 60 календарних днів.

Але ми все ж рекомендуємо після набрання чинності Законом № 4412 провести із працівниками роботу щодо уточнення актуальних відомостей про працівників, щоб була певна відправна точка. Адже інакше працівник зможе сказати, що він змінив скажімо місце проживання ще до набрання чинності Законом № 4412. Тут варто пояснити що це важливо й для самих працівників.

Наслідки неповідомлення інформації

Якщо працівник або роботодавець не повідомили про зміну контактних даних, інша сторона має право надіслати повідомлення за останніми відомими контактами. І що важливо: таке повідомлення вважається юридично надісланим, а обов’язок – виконаним.

Коли вищенаведені правила не застосовують

У разі відсутності зв’язку за останніми відомими контактними даними вимога щодо повідомлення сторони про зміни прав і обов’язків по трудовому договору не застосовується. Перш за все виникає запитання – як дізнатися, що в однієї зі сторін немає зв’язку? Чи означає це, якщо немає зв’язку, то й інформувати, наприклад, про зміну істотних умов праці не потрібно? Чекаємо на роз’яснення Мінекономіки.

Висновки

1. Новий обов’язок щодо обміну контактними даними під час воєнного стану має забезпечити ефективну та безперебійну комунікацію між працівниками та роботодавцями. Закон чітко регламентує, яким чином та у які строки сторони мають повідомляти одна одну про зміну адреси, телефону чи електронної пошти.
2. Роботодавець має оновлювати свої контактні дані в ЄДР, а працівник — надсилати відповідну інформацію поштою або електронною поштою згідно з реквізитами, зазначеними у реєстрі. При цьому критично важливо дотримуватись встановленого 10-денного строку.
3. Якщо контактні дані не оновлені, то юридично значущі повідомлення можуть надсилатися за останніми відомими адресами. І буде вважатися що їх отримано.
4. Оновлення ПВТР, організація фіксації отриманих даних та дотримання строків допоможуть уникнути трудових спорів і забезпечити дотримання вимог закону.

Джерело: kadroland

Стаття на тему:

Призупинення трудового договору: нові строки, права працівників та обов’язки роботодавця