Оцифрування трудових книжок: питання та нюанси для роботодавців

1.Є два способи оцифрувати ТК: просто завантажити сканкопію ТК або додатково створити ще електронні записи про трудову діяльність.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» - одним із таких способів:

· у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

· в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12 березня 2021 року № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text ).

2.Так. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду України працівником особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження (п. 4 Порядку).

3.Так. Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. При повторному поданні відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами (п. 6 Порядку).

4.Порядок не містить виключень. Але позиція ПФУ — ТК пенсіонерів не скануємо, оскільки вони вже є в ПФУ в пенсійній справі.

5.Так, радимо провести аудит, інакше є ризик, що ПФУ не сканкопію ТК, якщо виявить помилки.

6.Вносите в паперову ТК запис про прийняття лише за бажанням працівника. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ч. 3 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20250927#n314 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!