Ситуація з відпусткою: як діяти при відмові працівника

Ви можете звільнити працівницю за прогул без поважних причин.

Якщо керівник підприємства не згоден на надання працівниці відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін за ст. 26 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/conv#n298), він може не погодитись на її надання (адже ця відпустка тому й має назву «за згодою сторін», оскільки ця відпустка надається не в обов'язковому порядку за бажанням працівника, а лише за погодженням роботодавця її надати). Відпустка ж без збереження зарплати працівникам, які виїхали за кордон, надається, згідно ч. 4 ст. 12 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n43), лише на 90 календарних днів, а оскільки Ваша працівниця її вже використала, то в неї немає права на таку відпустку.

Таким чином, Ви можете відмовити у наданні працівниці відпустки без збереження заробітної плати і після 04.11.2025 р. (у разі її невиходу на роботу) звільнити за прогул без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231).

Аби правомірно провести таке звільнення, Вам потрібно:

1) Зафіксувати факт відсутності працівниці на роботі, починаючи з 05.11.2025 р. (її безпосередній керівник має подати доповідну записку про відсутність працівниці на роботі, а у табелі слід проставляти позначки «НЗ» (неявки з нез'ясованих причин)).

2) Надалі потрібно витребувати від працівниці пояснення (надіслати відповідний лист поштою за місцем реєстрації працівника (незважаючи на те, що працівниця перебуває за кордоном), а також електронною поштою та/або через месенджери) щодо причини її відсутності на роботі чи зафіксувати її відмову надати такі пояснення (це необхідно зробити, навіть якщо Ви впевнені, що працівниця не буде надавати пояснення).

3) Після цього потрібно скласти акт у довільній формі, в якому будуть відображені результати вжитих заходів для з'ясування причин відсутності працівниці на роботі (в акті мають бути викладені конкретні причини відсутності або ж вказано те, що з'ясувати причини не вдалося).

4) Якщо жодних поважних причин, які виключають вину працівниці щодо вчинення прогулу, не встановлено (перебування за кордоном без оформлення відпустки не є поважною причиною), можна буде видавати наказ про звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231). Текст наказу може бути таким: «ЗВІЛЬНИТИ: Працівницю таку-то такою-то датою у зв'язку з вчиненням прогулу без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП України. Бухгалтерії виплатити грошову компенсацію за стільки-то невикористаних днів щорічної основної відпустки».

Також спробуйте (це не обов'язково, але було б оптимальним варіантом) до видання наказу про звільнення надіслати працівниці через месенджер повідомлення про те, що якщо вона не надасть пояснення щодо своєї відсутності на роботі або заяви про звільнення за власним бажанням чи угодою сторін, Ви будете вимушені звільнити її за прогул – можливо, отримавши таке повідомлення, працівниця все ж таки подасть заяву про звільнення. Проте якщо працівниця так і не погодиться на цей варіант – звільняйте за прогул, у Вас є для цього підстави (відсутність на роботі без поважних причин).

Раді допомогти, звертайтесь ще!