Використання літерних кодів для відпусток та зберігання наказів

Лише за умови видання наказу про затвердження кодів умовних позначень для табелю обліку використання робочого часу.

Типова форма Табеля обліку використання робочого часу П-5, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#Text), є не обов'язковою, а лише рекомендованою для застосування, тож Ви можете змінити як її форму, так і умовні позначення. Проте для цього має бути підстава (не можна просто для самого себе вирішити, якими умовними кодами будуть позначатися певні періоди). Тож якщо Вам зручніше використовувати інший код, аніж у типовій формі П-5 (приміром, як Ви зазначили – код «ВБ»), то для цього потрібно видати наказ про затвердження кодів умовних позначень для табелю обліку використання робочого часу (його зразок є у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6867).

Щодо зберігання наказів, то накази про щорічні основні відпустки та відпустки без збереження заробітної плати і так потрібно зберігати окремо один від одних – адже відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text), строк зберігання наказів про надання щорічної основної відпустки становить 5 років, а без збереження заробітної плати – 75 років. Якщо ж Ви мали на увазі взагалі окреме зберігання наказів про відпустки без збереження зарплати (тобто окремо від усіх інших наказів тривалого строку зберігання – про прийняття, переведення, звільнення тощо), то так, можете виділити їх в окрему групу й зберігати окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!