Необхідність наказу про доступ до персональних даних у кадровій справі

Так, обов’язково потрібен наказ про перелік посад, що мають доступ до персональних даних (ПД), в якому керівник визначає, хто саме обробляє ПД, щоб забезпечити їх захист й дотриматися вимог законодавства.

Хоч прямої норми «обов’язково видати наказ» у Законі «Про захист персональних даних» немає, втім закон зобов’язує володільця ПД:

• визначити порядок доступу до ПД;


• забезпечити, щоб доступ мали лише уповноважені особи;


• запобігати доступу до ПД сторонніх осіб.

І єдиний логічний і коректний спосіб це виконати – видати наказ (або Положення про порядок доступу до персональних даних + наказ).

Кому потрібен доступ до ПД і хто відповідно повинен підписати зобов’язання про нерозголошення ПД – вирішує володілець ПД – керівник юрособи.

Наприклад, доступ до ПД повинні мати:

✔ кадрова служба

✔ бухгалтерія

✔ керівник юрособи

✔ заступники керівника

✔ юрисконсульт (за наявності)

✔ діловод / секретар (якщо працює з особовими справами)

✔ особа, відповідальна за військовий облік

✔ особа, відповідальна за архів (так як приймає на зберігання особові справи, кадрові накази, особові картки (форма П-2) і видає на їх підставі архівні довідки, копії та витяги).

Дякуємо за цікаве питання! Приносимо вибачення за невелику затримку із відповіддю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!