Військовий облік працівників на тимчасово окупованій території: рекомендації

Для ведення військового обліку в умовах, коли частина працівників перебуває на ТОТ, за кордоном або не має актуальних документів, роботодавець повинен максимально формалізувати процес комунікації та використовувати наявні дані, фіксуючи неможливість отримання нових документів через ці обставини.

Ви зобов’язані вести персональний військовий облік на основі наявних у вас даних ( копій документів при прийнятті). Для упорядкування роботи необхідно видати наказ про встановлення порядку електронної комунікації, офіційно зажадати від працівників надати копії документів/даних (через «Резерв+» або пошту) та зафіксувати актами неможливість отримання інформації від тих, хто перебуває на ТОТ або не виходить на зв'язок.

Обґрунтування та алгоритм дій
1. Актуалізація контактних даних та засобів зв’язку
Згідно із Законом №4412-ІХ від 01.05.2025, працівники, які були відсутні на роботі понад 90 днів або чиї робочі місця на ТОТ, мали надати актуальні контакти до 13 серпня 2025 року.

До 13 серпня підприємства повинні оновити інформацію у ЄДР https://kadroland.com/news/5092-novii-obovyazok-robotodavcya-ta-pracivnika-yak-informuvati-pro-zminu-kontaktnix

Дія: Якщо цього не зроблено, роботодавець має видати наказ про встановлення альтернативних способів комунікації (e-mail, месенджери), що дозволено ст. 7 Закону №2136-ІХ. Це дозволить офіційно надсилати запити про надання військово-облікових документів (ВОД).

2. Ведення військового обліку без оригіналів документів
Військовий облік є обов’язковим для всіх юридичних осіб (Закон №2232-XII, ст. 34). Порядок №1487 вимагає наявності ВОД:

Складайте списки персонального військового обліку на основі тих даних, які вже є в особових справах (копії паспортів, старих військових квитків).
Працівники можуть надати скріншоти або PDF-витяги з додатка «Резерв+». Згідно з Постановою КМУ №559, електронний ВОД має таку ж юридичну силу, як і паперовий.
Щодо працівників на ТОТ, з якими немає зв'язку, у списках обліку робіть примітку: «Дані не оновлено у зв'язку з перебуванням працівника на тимчасово окупованій території та відсутністю засобів зв'язку».

3. Розпорядчі документи для захисту від штрафів
Щоб уникнути відповідальності за ст. 210-1 КУпАП (порушення законодавства про оборону та мобілізацію), роботодавець має довести, що він вжив усіх можливих заходів:

Наказ про організацію військового обліку в умовах воєнного стану: Пропишіть у ньому особливості для філії на ТОТ.
Наказ про встановлення порядку дистанційного обміну документами: Вкажіть конкретні номери телефонів та e-mail, які використовуються для зв'язку.
Офіційні запити: Надішліть (якщо можливо) або зафіксуйте спробу надсилання запитів працівникам про необхідність надання оновлених даних.
Акти про неможливість отримання даних: На кожного працівника, який не надав документи, складіть акт у довільній формі, підписаний комісією (наприклад, бухгалтером та кадровиком), де зазначено причину (окупація, відсутність зв'язку).
4. Особливості для працівників у відпустках без збереження зарплати
Перебування у відпустці «за свій рахунок» не припиняє трудових відносин, тому такі особи залишаються у штаті та підлягають обліку.

Якщо працівник за кордоном: він зобов'язаний оновити дані дистанційно. Роботодавець має вимагати від нього підтвердження такого оновлення.
Якщо працівник на ТОТ: згідно з роз'ясненнями Держпраці, роботодавець звільняється від відповідальності за порушення, що сталися внаслідок ведення бойових дій або окупації, але не звільняється від обов'язку вести облік за можливості.
Рекомендовані дії:
Видати наказ про проведення внутрішньої перевірки стану військового обліку.
Сформувати Списки за формою Додатка 5 до Порядку №1487 на основі наявних копій.
Надіслати повідомлення всім доступним працівникам про необхідність надати скан-копії ВОД або скріншоти з «Резерв+».
Задокументувати (актами), що поштовий зв'язок із філією на ТОТ відсутній, що є підставою для неможливості

Працівник без військового квитка та без «Резерв+»: як діяти роботодавцю https://kadroland.com/news/4284-pracivnik-bez-viiskovogo-kvitka-ta-bez-rezerv-yak-diyati-robotodavcyu

Раді допомогти, звертайтесь ще!