Якщо у Вас є інформація про наявність у Ваших працівників двох і більше дітей віком до 15 років, Ви повинні нараховувати працівникам відпустку «на дітей» та пояснити, які документи від них потрібні для можливості її використання.

У разі, якби працівники не повідомляли Вас про те, що в них є не менше двох дітей до 15 років, то Ви не мали б їм нараховувати відпустку «на дітей» і Вам це нічим не загрожувало б. Проте оскільки у Вас така інформація є і вона, скоріш за все, зафіксована в особовій картці П-2, то Ви повинні нараховувати працівникам відпустку «на дітей», а от надавати її – лише за наявності копій свідоцтв про народження дітей, довідки про невикористання іншим з батьків такої відпустки та заяви працівника.

Відповідальності за те, що Ви не надавали працівникам таку відпустку, оскільки не отримували від них відповідних заяв, не буде, проте у разі їх звільнення Ви будете зобов'язані виплатити працівникам грошову компенсацію за відпустку «на дітей» за усі роки, які вони пропрацювали на Вашому підприємстві – це пряма вимога законодавства (ч. 1 ст. 24 Закону «Про відпустки» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-вр/conv#n258)) і для виплати грошової компенсації при звільненні заява від працівника не потрібна (це обов'язок роботодавця, який не залежить від волевиявлення працівника). Якщо при звільненні інформація про наявність двох і більше дітей віком до 15 років у Вас є, а підтверджувальних документів немає, то Ви зобов'язані надати працівнику під підпис повідомлення про наявність у нього права на таку компенсацію. Повідомлення може бути, приміром, такого змісту: «Повідомляємо Вам, що відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону «Про відпустки» при звільненні виплачують компенсацію за невикористані дні додаткової відпустки працівникам, які мають двох або більше дітей віком до 15 років. Зважаючи на ст. 19 Закону «Про відпустки», відпустку надають одному з батьків. Тож якщо Ви хочете отримати при звільненні компенсацію за цю відпустку, до дня звільнення надайте до відділу кадрів копії свідоцтв про народження дітей та документ, який підтверджує, що другий з батьків не користувався правом на таку відпустку за такі-то календарні роки (довідку з місця роботи другого з батьків або довідку ОК-7 чи ОК-5 від другого з батьків, якщо він не перебуває у трудових відносинах)».

Тож Вам вигідніше одразу повідомити працівників про наявність у них права на відпустку «на дітей» та про потрібні від них документи для її надання, аніж при звільненні виплачувати їм значну суму за «накопичені» за роки роботи на Вашому підприємстві відпустки. У разі ж, якщо Ви не попередите працівників при звільненні про право на отримання компенсації та про документи, які потрібно надати, і, відповідно, не виплатите саму компенсацію, то це загрожує підприємству фінансовою відповідальністю у вигляді штрафу в розмірі однієї мінімальної заробітної плати (наразі це 8 647 грн) відповідно до ст. 265 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422) (звісно, компенсацію за відпустку теж потрібно буде виплатити).

Раді допомогти, звертайтесь ще!