Контроль відрядження: обов'язки кадровика та бухгалтера у процесі

Так, маєте.

Про відрядження видається Наказ, де потрібно вказати обов’язково країну, маршрут, місце відрядження. Бажано зазначити підставу (запрошення, договір-заявку тощо). Форма — довільна. Якщо підприємство не має Положення про відрядження або раніше не мало справу з відрядженнями за кордон, то обов’язково в наказі слід вказати суму добових.

Суми витрат на відрядження для працівників підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначає постанова від 2 лютого 2011 р. № 98 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#n54. Інші роботодавці визначають розмір добових самостійно в Положенні про відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження.

Порядок відрядження за кордон працівника регулює Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом від 13.03.98 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text

Працівник кадрової служби, має звірити дати у квитках із датами в наказі. Якщо керівник повернувся раніше або пізніше, ви готуєте наказ про зміну термінів відрядження. У табелі обліку робочого часу дні відрядження позначаються кодом «ВД» (або «07»). Важливо, щоб ці дати збігалися з фактичними датами за квитками, а не лише з попереднім планом у наказі.

Підтверджені докази перебування особи у відрядженні мають бути надані обов’язково. Для закордонного відрядження це відмітки про перетин кордону, проїзні документи, готельні рахунки ( пп. 170.9.1 ПК https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4155).

Бухгалтер відповідає за фінансову частину та податкову звітність

Згідно з п. 5 розділу IІІ Інструкції №59 підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України (далі – НБУ), встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Відповідно до п. 17 розділу ІІІ Інструкції №59 після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт).

Разом із Звітом подаються підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

На підставі поданих документів бухгалтер нараховує відшкодування за понесені витрати, а також добові та середньоденну зарплату за час відрядження.

Форма Звіту та Порядок його складання затверджені наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text

Раді допомогти, звертайтесь ще!