Як діяти, якщо працівник не надає документи військового обліку

Використовуйте в роботі дані паперового ВОД, адже це єдиний документ, який в вас є.
Паперовий військово-обліковий документ є чинним, якщо він оформлений належним чином та відсутні підстави вважати його недійсним. Роботодавець не має повноважень зобов’язувати працівника реєструватися в застосунку Резерв+ або формувати електронний ВОД через Дію.
Разом з тим, ви можете рекомендувати працівнику надати електронний ВОД для перевірки актуальності даних.
Законодавство не забороняє одночасно використовувати чинний паперовий військово-обліковий документ й електронний ВОД, зокрема роздрукований (лист Командування Сухопутних військ ЗСУ від 10.09.2025 № 116/2/1/6/85994). З одного боку, паперовий ВОД, який видали до 18 травня 2024 року, є чинним (пп. 12 п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо окремих питань військової служби, мобілізації та військового обліку» від 11.04.2024 № 3633-IX, п. 55 Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 560). ВОД, які оформили до набрання чинності Порядку № 559, вважають дійсними на всій території України до видачі ВОД нового зразка.
З іншого боку, у разі невідповідності відомостей у паперовому ВОД даним Реєстру, паперовий ВОД є недійсним (абз. 3 п. 4 Порядку № 559).
Якщо паперовий ВОД працівника був виданий до цієї дати, без оновленого електронного документу у вас немає підстав вважати, що він недійсний.
Якщо працівник так і не надасть електронний ВОД, актуальну інформацію дізнаєтесь при звірянні з обліковими даними ТЦК та внесете в Списки.

Якщо у вас є паперова ВК, але ви знаєте, що в нього є відстрочка — ви не можете відображати її в обліку без документального підтвердження.

У військовому обліку фіксується лише те, що підтверджено документами.

Рекомендуємо письмово повідомити працівника про необхідність перевірки актуальності його військово-облікових даних у зв’язку з можливими розбіжностями між паперовим ВОД та даними Реєстру. Тому вам й потрібен саме електронний, щоб інформація в списках персонального військового обліку була актуальною.
Якщо після звіряння з ТЦК будуть виявлені розбіжності вручаємо працівникові під підпис відповідне повідомлення щодо необхідності подання «Резерв ID. Якщо працівник відмовляється, складіть акт про відмову надати військово-обліковий документ.
Надішліть письмове повідомлення до ТЦК та СП за місцем обліку працівника про порушення ним правил обліку.

Старі паперові документи (військовий квиток, приписне) залишаються чинними, доки дані в них відповідають реєстру «Оберіг». Однак при невідповідності — оновлений ЕВОД є обов'язковим.
«Резерв ID» тепер є пріоритетним документом, і за наявності розбіжностей саме його дані використовують для військового обліку працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!