Правила утилізації документів після закінчення строку зберігання

Службові документи, строк зберігання яких завершився, можуть бути знищені лише після проведення експертизи їх цінності та за Актом про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі – Акт).

1) Законодавством не передбачено видання підприємством наказу про утилізацію документів. До того ж вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Процедура знищення документів, які не належать до Національного архівного фонду (НАФ) та строк зберігання яких закінчився, регламентується законодавством.

Зокрема у розділі V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (далі – Правила №1000/5) є глава 3 «Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n613 .

Отже, підприємство, що є автором відповідних документів, повинно скласти такий Акт за встановленою Правилами №1000/5 формою (додаток 15 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1444 ), погодити його на засіданні власної експертної комісії та подати на погодження до експертно-перевірної комісії державного архіву або експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

2) Згідно з вимогами архівного законодавства (ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#n254) підприємство, засноване на приватній формі власності, зобов’язано співпрацювати з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради з певних питань, зокрема й з питань погодження актів про знищення документів.

У структурі підприємства може не бути передбачено архів, як окремий структурний підрозділ, а у ШР – не передбачено посади архіваріуса. Між тим, керівником підприємства з числа працівників обов’язково має бути призначена особа, відповідальна за архів. Ця норма прописана у абзаці другому п.8 розд. І Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n17

Раді допомогти, звертайтесь ще!