Оцифрування трудових книжок: хто відповідальний – працівник чи роботодавець

У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок, чи інших документів для підтвердження стажу працівників до ПФУ.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ відповідно до (п. 4 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text): працівником особисто (шляхом звернення до ПФУ); працівником через вебпортал ПФУ з накладенням КЕП; страхувальником (роботодавцем) або його уповноваженим представником через кабінет страхувальника. Тобто нормативні акти прямо передбачають альтернативність — це право, а не виключно обов’язок роботодавця.

Якщо трудові книжки зберігаються у працівників, а після 10.06.2021 року це загальна практика, роботодавець не зобов’язаний ініціювати їх сканування.

Тому не буде жодного порушення, якщо працівник самостійно відсканує документи подасть їх через свій кабінет на порталі ПФУ. Пенсійний фонд може до Вас звернутися, як до роботодавця, щоб Ви передали скан-копії, тому строк вже наближається, але Ви не зобов’язані цього робити, можете повідомити працівників, щоб вони якнайшвидше передали скан-копії своїх трудових. Ви може також запропонувати допомогу (сканування + подання через кабінет страхувальника), але це за бажанням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!