Засвідчення копій документів працівника: печатка не є обов'язковою

Вітаю, при формуванні особової справи працівника на документах які він надає ( наприклад диплом, паспорт) кадровик проставляє напис про засвідчення копії та чи потрібно прставляти печатку підприємства? (Печатки відділу кадрів немає)

ТК

Тетяна, консультант

експерт

19.03.2026 | 09:38

Очікує відповідь

Не обов'язково. Під час формування особової справи працівника копії наданих ним документів обов’язково мають бути засвідчені. Напис про засвідчення копії є обов’язковим, а печатка підприємства ставиться у разі її наявності та відсутності спеціальної печатки кадрової служби.

Згідно з Правилами організації діловодства № 1000/5, гл. 2 розд. IV, п. 12 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text , до особової справи працівника включаються, зокрема, копії паспорта та документів про освіту. Ці документи мають бути «засвідчені в установленому порядку».

Порядок засвідчення визначено у Правилах № 1000/5, гл. 11 розд. II, п. 8 та ДСТУ 4163:2020, п. 5.26. Відмітка про засвідчення копії розміщується нижче реквізиту «Підпис» і складається з таких елементів:

слова Згідно з оригіналом;
найменування посади особи, яка засвідчує копію (наприклад, Інспектор з кадрів);
особистого підпису;
власного імені та ПРІЗВИЩА (прізвище пишеться великими літерами згідно з ДСТУ 4163:2020);
дати засвідчення копії.

Відповідно до Правил № 1000/5, гл. 11 розд. II, п. 8, напис про засвідчення копії скріплюється:

печаткою установи (основною круглою печаткою);
або печаткою відповідного структурного підрозділу (кадрів, бухгалтерії тощо) - за її наявності.
Якщо на підприємстві немає окремої печатки відділу кадрів або печатки «Для копій», для засвідчення документів, що залишаються в особовій справі, використовується основна печатка підприємства (якщо підприємство взагалі використовує печатку у своїй діяльності).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОО

Ольга Ольга Ольга

28.06.2026 | 10:40

Звільнення

Відповідь надано