Як правильно сканувати дві трудові книжки працівниці

В цьому випадку має місце порушення правил ведення трудових книжок. У працівника не може бути двох оригіналів трудових книжок.

Так, у випадку втрати трудової книжки (вкладиша до неї) особа, що загубила документ, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцеві за місцем останньої роботи. Це передбачено пунктом 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58)https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15.

Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки роботодавець видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.

Запрошуємо пройти курс Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0 https://kadroland.com/events/2060/4961

Крім того, дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник (п. 5.6 Інструкції № 58).

Водночас у разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Отже, якщо працівник втратив трудову книжку чи доступ до неї, то йому мали видати дублікат трудової книжки, а не заводити нову. Після повернення оригіналу, слід було перенести записи з дубліката, а сам дублікат анулювати.

По-друге, як свідчить практика, ПФУ приймає сканкопії обох трудових книжок. Водночас як це вплине далі на нарахування пенсії, сказати важко.

Оскільки записи про різні періоди роботи можуть міститися в обох книжках, для підтвердження повного стажу необхідно надати скан-копії всіх заповнених сторінок обох трудових книжок. ПФУ має бачити безперервну історію трудової діяльності.

Ви можете обрати один із двох варіантів подання:

Найкращий варіант — відсканувати всі сторінки обох книжок в один PDF-документ. Рекомендується дотримуватися хронологічного порядку: спочатку всі сторінки першої книжки, потім — другої.

Якщо ви скануєте кожну сторінку окремо, завантажуйте їх по черзі. Система ПФУ дозволяє додавати декілька файлів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!