Перехід на електронні особові картки державних службовців: рекомендації

Так, потрібно.

Старі картки форми № П-2 ДС, заповнені вручну, не потрібно переписувати. Вони залишаються дійсними документами. Паперові особові картки, заведені раніше, залишаються в особових справах. Вони зберігаються протягом 75 років після звільнення працівника.

Відповідно до ч. 1 ст. 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/889-19#Text особова картка є складовою особової справи державного службовця. Отже, Особова картка – це обов’язковий документ, який повинен бути в особовій справі держслужбовця.

Форму Особової картки держслужбовця затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20. Але актуальну форму наразі затверджено наказом НАДС наказ від 03.02.2026 №17-26, зареєстрованим в Міністерстві юстиції 31.03.2026. Наказ набрав чинності з моменту його офіційного опублікування – 17.04.2026.

Особова картка заповнюється в електронній формі українською мовою у називному відмінку без скорочень (абз. 2 п. 2 наказу № 77-20). При цьому, якщо в держоргані:

- наявна інформаційна електронна система, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, Особова картка зберігається в особовій справі у такій інформаційній системі (після отримання державним службовцем кваліфікованого електронного підпису);

- відсутня інформаційна електронна система, що передбачає можливість підготовки електронного документа, його підписання і затвердження шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заповнена Особова картка друкується та зберігається в особовій справі (з використанням власноручного підпису). При цьому фахівці НАДС у роз’ясненні від 25.06.2020 № 99-р/з рекомендують при заповненні Особової картки використовувати гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 друкарських пунктів та міжрядковий інтервал 1.0.

Увага! До Особової картки та додатків до неї за потреби може додаватися необхідна кількість рядків та сторінок

Раді допомогти, звертайтесь ще!