Завірка електронних документів: хто і як це робить

1) Так, мають завірятися, точніше – засвідчуватися, якщо з цих електронних документів виготовляєте паперові копії. Тобто, роздруківка будь-якого електронного документа, зокрема з Дії, з Резерв+ тощо, це вже не оригінал документа, а його копія. І вона має бути засвідчена належним чином згідно з вимогами законодавства.

2) Ні, працівники не мають права самостійно засвідчувати копії своїх особових чи будь-яких інших документів, зокрема роздрукованих з електронних інформаційних системи (державні сервіси / застосунки), через які формуються та відображаються електронні документи.

При влаштуванні на роботу і в подальшому при оновленні чи отриманні особових (біографічних) документів працівник зобов’язаний надати (показати) роботодавцеві оригінал відповідного документа. А вже з цього оригіналу роботодавець виготовляє та самостійно засвідчує належним чином копію.

Зокрема, це прописано у главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 :

«2. Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

3. Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

• на вимогу судових та інших правоохоронних органів;


• для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.»

Тобто в будь-яких випадках засвідчує документ або роботодавець, або нотаріус.

Раді допомогти, звертайтесь ще!