Законність використання Вчасно. Кадри для кадрового документообігу

Так, спробуйте. Це – законно, але є нюанси.

Законодавство України дозволяє вести кадрові документи в електронній формі.

Юридична сила таких документів є, якщо:

• документ створений як електронний;
• містить усі обов’язкові реквізити;
• підписаний КЕП/УЕП усіх сторін (роботодавцем, виконавцем, працівником).

Кадрові документи там можна підписувати усі. Обмеження становлять інші документи – статут, свідоцтва, інші установчі документи компанії.

Щодо зберігання:

Сервіс Вчасно зберігає підписані документи у хмарному архіві (Amazon S3) протягом 25 років.

Але для багатьох кадрових документів цього строку недостатньо.

Зокрема для: особових справ працівників, особових карток (форма П-2), кадрових наказів про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, оплату праці тощо, що мають зберігатися 75 років згідно зі пунктом «б» статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 .

Тому згідно з вимогами законодавства (пункт 4 розділу І Порядку № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25)

установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.

Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали – у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій – тільки копія.

Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) – заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обов’язковим.

Тому уважно ознайомтеся з вимогами законодавства, щоб не наробити помилок і порушень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!