Як правильно скласти опис справ для архівного зберігання

Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання слід складати та оформлювати виключно з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Вимоги до цього опису чітко визначені у главі 3 розділу VII Правил № 1000/5 за посиланням:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n747

При цьому відзначимо, що кадрові накази, персоніфіковані відомості (звітність) про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, та багато інших бухгалтерських і кадрових документів, що також мають тривалий строк зберігання, включають до іншого опису справ, який має точну назву «Зведений опис справ з кадрових питань».

Порядок його складення й оформлення визначений у наступній главі 4 розділу VII Правил № 1000/5 за посиланням:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n754

Порядок передавання документів за описами до державної архівної установи визначений у розділі XIV Правил № 1000/5: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1336

При цьому зауважу, що до державного архіву передаються лише документи постійного строку зберігання, а тривалого, зокрема з кадрових питань, лише до внутрішнього архіву Вашої юрособи.

Ознайомтеся з нормативкою за посиланнями. А якщо будуть виникати питання безпосередньо під час розроблення/погодження описів – звертайтеся, буду допомагати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!