Відсутність особових карток працівників: як діяти при перевірці

Так, особові картки працівників (форма П-2) можна більше не вести, але за певних умов.

Форма П-2 – це документ, в якому зібрані відомості про працівника, його прийняття та переведення, надання відпусток тощо.

За роз’ясненнями Держпраці та Мінекономіки особова картка більше не є обов’язковим документом. Тобто роботодавець має право самостійно вирішувати – вести її або ні.

Втім, стаття 10 Закону «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87 зобов’язує роботодавців вести облік відпусток. Якщо ви відмовляєтеся від особових карток, то у вас має бути інший документ для ведення обліку відпусток.

Унормованої форми такого «іншого документа» немає. Але Ви можете завести Журнал (книгу) обліку відпусток з графами у довільній формі і вести облік в ньому.

Якщо особові картки були і згоріли, то це слід задокументувати.

Має бути в наявності:

• акт/довідка про пожежу від ДСНС;


• наказ Вашого керівника про створення комісії для визначення обсягу втрат документів і можливостей щодо їх відновлення;


• акт комісії про втрату кадрових документів.

У разі перевірки потрібно буде надати зазначені документи в якості пояснення причини відсутності особових карток працівників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!