Звільнення працівника за прогул під час відрядження: документи та процедури

Факт відсутності працівника на об'єкті мають зафіксувати на підприємстві (чи Вашому підрозділі), до якого Ви відрядили працівника, в іншому ж процедура звільнення стандартна.

За Ваших обставин оптимальніше було б дочекатися строку спливу відрядження (у наказі Ви мали зазначати відповідні дати) і вже на Вашому підприємстві у перший робочий день працівника після відрядження зафіксувати актами його відсутність на роботі. Якщо ж це буде зафіксовано на місці відрядження, то це у разі оскарження звільнення може бути піддано сумнівам, так само, як і належне повідомлення працівника про необхідність надати пояснення (адже їх надсилання за місцем реєстрації під час перебування у відрядженні немає сенсу), внаслідок чого працівника може бути поновлено на роботі. Утім, який варіант обрати, звісно, Ви маєте вирішити самі.

Алгоритм дій має бути таким:

1) Насамперед, необхідно зафіксувати відсутність працівника на роботі (на Вашому підприємстві чи за місцем відрядження). Якщо Ви вирішите дочекатися спливу строку відрядження, то у перший робочий день працівника його безпосередній керівник має подати доповідну записку про відсутність працівника на роботі, після чого необхідно буде скласти акт про відсутність (зразки доповідної записки та акта є у нашому розділі «Документи» за посиланнями: https://api.kadroland.com/documents/download/11534 (доповідна), https://api.kadroland.com/documents/download/11267).

Якщо ж оберете варіант звільнення у відрядженні, відсутність фіксується не на робочому місці, а на об'єкті (у місці відрядження), де працівник мав перебувати згідно із завданням. Саме там має бути складено акт про відсутність і надісланого його Вам разом з листом від керівника іншого підприємства (якщо відрядження було до іншого підприємства, а не до Вашого структурного підрозділу).

2) Потім потрібно витребувати від працівника пояснення (надіслати рекомендований лист з описом вкладення за місцем реєстрації та/або фактичного проживання працівника, а також електронною поштою чи через месенджери) щодо причин його відсутності на роботі чи об'єкті відрядження (навіть якщо Ви впевнені, що працівник не отримає лист і не надасть пояснення, це необхідно зробити). Зразок листа з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі є за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/11306. У разі повернення листа працівник, який отримує вхідну кореспонденцію (приміром, секретар), має подати доповідну записку за зразком, який є у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6657.

3) Декілька разів спробуйте зв'язатися з працівником у присутності не менш ніж трьох працівників підприємства та складіть акти про безуспішні спроби цього. Текст акта має бути, приміром, таким:

«Нами, працівниками такими-то (потрібно перерахувати ім'я, прізвища та посади присутніх співробітників), складено цей Акт про те, що такого-то числа о такій-то годині інспектор з кадрів такий-то надіслав працівнику такому-то за допомогою месенджера такого-то за номером таким-то повідомлення з вимогою надати пояснення щодо причин своєї відсутності на роботі. Відповідь на повідомлення отримано не було.

Додаток: Копія знімку екрана, що засвідчує надсилання повідомлення про вимогу надати пояснення, від такого-то числа».

У разі, якщо Ви вирішите проводити звільнення під час відрядження, у тексті відсутність на робочому місці потрібно буде змінити на відсутність на об'єкті відрядження.

4) Надалі можете видавати наказ про звільнення за прогул без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231), за зразком, що міститься за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/12685.

Раді допомогти, звертайтесь ще!