Обов'язковість видачі трудових книжок та правила для дистанційників

Так, після 10.06.2026 роботодавець має право та фактично повинен видати працівникам паперові трудові книжки, які ще зберігаються в установі.
Саме завантаження сканкопій трудових книжок на портал ПФУ не означало автоматичної обов’язкової видачі книжок раніше, але після завершення перехідного періоду Закон №1217 передбачає видачу трудових книжок працівникам особисто під підпис (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224).
Прямої вимоги щодо обов’язкового наказу по установі законодавство не містить, однак для правильної організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника. У наказі можна послатися на Закон №1217, визначити відповідальних осіб та порядок видачі трудових книжок працівникам.
Також рекомендується отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою закону, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.
Якщо працівники відмовляються писати заяви, але погоджуються отримати трудові книжки, роботодавець може видати їх на підставі наказу. Головне — забезпечити підтвердження факту отримання трудової книжки працівником. Для цього працівник ставить підпис у графі 13 Книги обліку руху трудових книжок. У графі 12 доцільно зазначити дату видачі та підставу, наприклад: «видано на підставі наказу №…».

Якщо не бажаєте оформляти наказ, обов’язково отримайте підписи в книзі обліку руху трудових книжок.

Дистанційним працівникам можете надіслати трудові книжки на зазначені ними адреси, тобто в даному випадку, вони повинні написати заяву з проханням надіслати трудову книжку на зазначену адресу, наразі можна і за кордон відправляти трудові книжки. У разі відсутності відповіді від працівника трудова книжка продовжує зберігатися у роботодавця, окрема заява не потрібна на зберігання. Надсилати її без звернення працівника не можна.
Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку згідно п. 6.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text.
Буде корисним мінкурс - https://kadroland.com/news/10080-shho-robiti-z-paperovoyu-trudovoyu-knizkoyu-pislya-10-cervnya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!