Доплати для тимчасового виконання обов’язків менеджера з відпустки

У вашій ситуації це виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 КЗпП, а не тимчасове замісництво з виплатою різниці в окладах, бо працівник не звільняється від своїх основних обов’язків і просто отримує доплату в розмірі, визначеному колдоговором / Положенням про оплату праці та наказом.

Обґрунтування

Якщо працівник виконує обов’язки відсутнього колеги без звільнення від своєї роботи, це саме виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а не тимчасове замісництво. У такому разі застосовують правила ст. 105 Кодексу законів про працю України щодо доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. 105 Кодексу законів про працю України

За ст. 105 КЗпП працівнику провадиться доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а конкретні розміри визначаються колективним договором або іншим локальним актом. Закон не встановлює мінімуму чи максимуму для небюджетних роботодавців, тому можна закріпити, наприклад, «до 50 % посадового окладу» чи інший ліміт, а фактичний відсоток зазначати в наказі. ст. 105 КЗпП

Для покладання додаткових обов’язків потрібна згода працівника, оскільки роботодавець не має права вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Це підтверджується вимогою отримувати згоду (часто у вигляді заяви) і виданням наказу про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника з визначенням періоду і розміру доплати. ст. 31 КЗпП

Виплата саме «різниці в окладах» характерна для тимчасового замісництва, коли працівника звільняють від його основних обов’язків і фактично тимчасово переводять на іншу посаду. У вашому випадку працівник продовжує виконувати свою основну роботу, тож застосовується механізм доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а не оплата за тимчасове замісництво. ст. 105 Кодексу законів про працю України

Можливі варіанти доплати в цій ситуації

Конкретну модель і межі доплати потрібно прописати в колективному договорі або Положенні про оплату праці, а потім у кожному випадку конкретний розмір фіксувати в наказі. ст. 105 КЗпП

Алгоритм дій

1. Перевірити локальні акти.
   Переконайтеся, що в колективному договорі / Положенні про оплату праці є розділ про доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника із зазначенням граничного розміру і принципів встановлення.

2. Отримати згоду працівника.
   Взяти коротку заяву-згоду працівника-менеджера про згоду виконувати обов’язки колеги на період відпустки з виплатою доплати.

3. Підготувати наказ.
   В наказі прописати:
   – на кого покладаються обов’язки (ПІБ, посада);
   – за кого (ПІБ, посада відсутнього менеджера);
   – період (з … по … або «на період щорічної відпустки …»);
   – розмір доплати (відсоток або сума та база нарахування);
   – підставу: заява працівника, наказ про відпустку основного працівника.

4. Ознайомити працівника з наказом.
   Працівник підписує наказ про покладання обов’язків та доплату.

5. Нараховувати доплату лише за період фактичного виконання обов’язків.
   Після виходу основного працівника доплату припиняють, додатковий наказ зазвичай не потрібен, якщо в наказі одразу визначено період.

Приклад формулювання наказу

Нижче – спрощений зразок, який можна адаптувати під ваші реквізити та локальні акти.

НАКАЗ
«Про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника та встановлення доплати»

10.07.2026 № 45-к
м. Київ

У зв’язку з перебуванням у щорічній відпустці менеджера з продажу відділу збуту Іваненка Івана Івановича з 15.07.2026 по 28.07.2026 та на підставі заяви менеджера з продажу відділу збуту Петра Петра Петровича від 10.07.2026,

НАКАЗУЮ:

1. Покласти на менеджера з продажу відділу збуту Петра Петра Петровича виконання обов’язків менеджера з продажу Іваненка Івана Івановича на період його відпустки з 15.07.2026 по 28.07.2026 без звільнення від основних обов’язків.
2. Встановити Петру Петру Петровичу доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника у розмірі 30 відсотків його посадового окладу на період, зазначений у пункті 1 цього наказу, відповідно до Положення про оплату праці підприємства.
3. Бухгалтерії здійснювати нарахування доплати згідно з цим наказом.

Підстава:
– наказ № 44-к від 10.07.2026 про надання щорічної відпустки Іваненку І.І.;
– заява Петра П.П. від 10.07.2026.

Директор ____________ /Підпис/
З наказом ознайомлений(а): ____________ /Петро П.П./ 10.07.2026

Ризики / нюанси

Якщо виконання обов’язків відсутнього працівника прямо передбачене посадовою інструкцією цього менеджера, роботодавець може не встановлювати доплату. Тоді це вважається частиною його трудової функції і може виконуватися без окремого наказу та без доплати, але це має бути чітко виписано в інструкції і узгоджено з реальним обсягом роботи. ст. 105 Кодексу законів про працю України

Підсумково: у вашому випадку оптимально – оформити виконання обов’язків тимчасово відсутнього менеджера з доплатою за ст. 105 КЗпП через заяву працівника і наказ із фіксацією розміру доплати, узгодженого з колдоговором / Положенням про оплату праці.