Вирішення проблеми з лікарняним: уникнення штрафів та перевірок

Найменш ризиково не оплачувати цей лікарняний за рахунок підприємства, а або подати прострочену заяву-розрахунок до ПФУ, або оформити законну відмову в оплаті, якщо за період хвороби працівнику нарахували зарплату і фактичної втрати заробітку не було.

Обґрунтування

Оплата лікарняного повністю за рахунок підприємства без подання заяви-розрахунку до ПФУ суперечить моделі фінансування, оскільки з 6-го дня допомога повинна виплачуватися за рахунок Пенсійного фонду України. Це може бути розцінено як порушення законодавства про працю і норм щодо загальнообов’язкового державного соціального страхування. частини 2 статті 15

Законом передбачено, що страхові виплати компенсують саме втрату заробітної плати. Якщо за період лікарняного працівнику була нарахована зарплата, то втрати заробітку немає і роботодавець має право прийняти рішення про відмову в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності. Підстава – те, що допомога надається для компенсації втрати доходу. частиною 1 статті 15 Закону №1105

Якщо зарплати за дні хвороби не було і фактична втрата заробітної плати є, законних підстав “заднім числом” відмовитись від лікарняних немає. У такому разі найбільш коректний варіант – подати заяву-розрахунок із запізненням та провести виплату після надходження фінансування від ПФУ. Порядок фінансування прямо передбачає подання заяви-розрахунку як підстави для фінансування страхових виплат, при цьому окремого граничного строку давності для подання “старих” лікарняних не встановлено. Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообо...

Порушення строку подання заяви-розрахунку саме по собі не тягне спеціального фіксованого штрафу. Основні фінансові санкції за Законом №1105 пов’язані з неправомірним використанням страхових коштів, їх неповерненням, завищенням виплат тощо, а не з простим запізненням із заявою, якщо інші вимоги виконані. ч. 6 ст. 8

Тому найбезпечніші варіанти:

Підсумок. Оплата “старого” лікарняного виключно за рахунок підприємства, без залучення ПФУ, створює юридичні ризики, натомість законними виходами є або запізніла заява-розрахунок, або оформлена відмова, якщо за дні хвороби вже виплачена зарплата.

Алгоритм дій

1. Перевірте облік за період лікарняного. Подивіться табель та нарахування зарплати за липень–серпень 2025 року, чи відображено дні як лікарняні, чи оплачені як робочі.
2. Якщо за дні хвороби була зарплата.
   • Оформіть рішення (наказ / протокол уповноваженої особи) про відмову в призначенні допомоги через відсутність втрати заробітку.
   • Повідомте працівника про відмову у виплаті.
3. Якщо зарплати не було, лікарняні не виплачені.
   • Оформіть зараз рішення про призначення допомоги.
   • Подайте заяву-розрахунок за Порядком фінансування до територіального органу ПФУ в електронній або паперовій формі. Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообо...
   • Після надходження коштів виплатіть працівнику допомогу у найближчий строк виплати зарплати.
4. За потреби скоригуйте звітність. Якщо нарахування лікарняних потрібно віднести до іншого періоду, відкоригуйте об’єднану звітність у загальному порядку.

Ризики / нюанси

1. Повністю “проігнорувати” лікарняний без рішення неправильно. Це зберігає ризик претензій щодо порушення прав застрахованої особи.

2. Формальне порушення строку подання заяви-розрахунку можливе, але спеціального штрафу за це немає. Основний ризик виникає лише при неправильному використанні або неповерненні страхових коштів. ч. 6 ст. 8

3. Оплата повного лікарняного тільки за рахунок підприємства без участі ПФУ може бути розцінена як порушення порядку фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Остаточне рішення варто приймати після аналізу табеля і фактичних нарахувань за відповідний період.