Документи для оформлення працівника на службу за контрактом

Працівник має подати до відділу кадрів документальне підтвердження укладення контракту (військовий квиток із відмітками, довідку чи копію контракту / наказу про зарахування до частини), після чого кадровик увільняє його від роботи зі збереженням місця роботи та посади й повідомляє контролюючі органи за правилами військового обліку. Особливості оформлення саме контрактника порівняно з мобілізованим за гарантіями відсутні.

Обґрунтування

1. Які документи має надати працівник

Працівник повинен надати військово-обліковий документ з відміткою про прийняття на військову службу за контрактом або довідку / витяг з наказу військової частини про зарахування до списків, або копію контракту про проходження військової служби. Це є документальним підтвердженням зміни його статусу та підставою для увільнення від роботи. Такі документи можуть бути видані військовою частиною самому військовослужбовцю чи його родині для пред’явлення за місцем роботи.

2. Додаткові документи до особової справи працівника

До особової справи доцільно долучити копію поданого військового документа як підтвердження підстави увільнення. Особова справа формується і поповнюється кадровими документами впродовж роботи працівника відповідно до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5. Це дозволяє у подальшому підтверджувати гарантії й пільги.

3. Дії кадровика до отримання підтвердних документів

Поки працівник лише усно або телефоном повідомив про укладення контракту, але не подав підтвердних документів, кадровик у табелі обліку робочого часу відображає неявки як «неявка з нез’ясованих причин». На цьому етапі наказ про увільнення не видається. Після надання документів табель коригують, замінюючи код неявки на код увільнення від роботи у зв’язку з військовою службою.

4. Оформлення увільнення від роботи

Після отримання документів кадровик готує наказ про увільнення від роботи у зв’язку з проходженням військової служби за контрактом зі збереженням місця роботи та посади. У наказі зазначають дату початку служби та підставу — реквізити довідки, військового квитка, витягу з наказу чи контракту. Наказ долучають до справи з наказами з кадрових питань, а копію — до особової справи працівника.

5. Повідомлення та військовий облік

Оскільки йдеться про зміну статусу військовозобов’язаного, роботодавець виконує обов’язки з військового обліку. Працівник при працевлаштуванні подавав військово-обліковий документ, а підприємство веде військовий облік та взаємодіє з ТЦК та СП згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Кадровик має повідомити ТЦК та СП про зміну облікових даних працівника (перехід на військову службу за контрактом) у встановлений строк, використовуючи затверджену форму повідомлення.

6. Гарантії для контрактника

Для працівника, який уклав контракт на військову службу, застосовуються ті самі трудові гарантії, що й для мобілізованих. Працівника увільняють від роботи на період військової служби зі збереженням місця роботи та посади. Заробітна плата за час служби не зберігається, якщо інше не встановлено колективним договором або внутрішніми актами роботодавця, а забезпечення доходу здійснюється за рахунок грошового забезпечення військовослужбовця.

Алгоритм дій

1. Отримати від працівника документи: військовий квиток з відмітками / довідку або витяг з наказу про зарахування до списків військової частини / копію контракту.
2. Долучити копії документів до особової справи працівника, зафіксувати дату їх надходження.
3. Підготувати та видати наказ про увільнення від роботи у зв’язку з проходженням військової служби за контрактом, ознайомити працівника (якщо можливо) або зафіксувати неможливість ознайомлення.
4. Скоригувати табель обліку робочого часу: замінити «неявки з нез’ясованих причин» на код увільнення у зв’язку з військовою службою з дати фактичного призову / зарахування до частини.
5. Повідомити відповідний ТЦК та СП про зміну облікових даних працівника у встановлений строк за затвердженою формою.
6. Надалі вести облік відсутності та стажу працівника з урахуванням часу військової служби як такого, що зараховується до стажу, але без нарахування зарплати роботодавцем.

Ризики / нюанси

1. Відсутність документів тривалий час. Якщо працівник не подає підтвердних документів, зберігається ризик претензій щодо табелювання і підстав відсутності. У такій ситуації доцільно письмово запросити в нього документи або пояснення, зберігаючи статус «неявка з нез’ясованих причин» до отримання підтвердження.

2. Дата початку увільнення. Дату увільнення доцільно встановлювати з дати, зазначеної у військовому документі (наказ, довідка, відмітка у військовому квитку), а не з дати телефонного повідомлення, і відповідно виправити табель заднім числом.

3. Відпустки та інші виплати. На період військової служби працівник не перебуває у відпустці, а увільнений від роботи. Невикористані відпустки зберігаються і надаватимуться після повернення з військової служби або компенсуються при звільненні.