Чи можливо відмовитись від паперових карток П-2 для відпусток

Так, можна відмовитися від паперових карток П‑2 і зберігати потрібну інформацію лише в електронній системі, але облік відпусток та даних про працівників має бути повним і таким, що можна роздрукувати й пред’явити при перевірці чи звільненні.

Обґрунтування

Особова картка П‑2 не є обов’язковою формою. Типову форму П‑2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495‑656, але цей наказ не зареєстровано в Мін’юсті, тому форма має рекомендаційний, а не обов’язковий характер. від 25.12.2009 №495-656

Водночас облік відпусток є обов’язковим. Роботодавець зобов’язаний вести облік усіх відпусток, що надаються працівникам, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки. Норма не визначає конкретної форми, тому ви можете вести облік у програмі чи електронному журналі, головне — щоб усі дані були враховані й доступні для контролю. ст. 10 від 15.11.1996 № 504/96-ВР

Кількісний склад працівників фіксується не лише через П‑2. Інструкція зі статистики кількості працівників відносить до первинної документації для визначення чисельності накази про прийняття, переведення, звільнення, табелі, розрахункові відомості, трудові договори тощо, а особова картка — лише один із можливих документів. Це дає змогу формувати потрібну інформацію з програмних реєстрів, а не тільки з паперових карток. № 286

Отже, ви можете:

1. не вести картонні П‑2 і замінити їх електронними реєстрами в кадровій програмі чи окремим електронним журналом відпусток;
2. за потреби (перевірка, звільнення) роздруковувати з програми форми чи звіти з усією необхідною інформацією по працівнику та його відпустках як підтвердження ведення обліку.

Головний підсумок: закон не вимагає саме паперових П‑2, але вимагає наявності достовірного, повного й відтворюваного обліку працівників та відпусток.