Виправлення документів при пізньому виході працівника на роботу

Спочатку внесіть зміни до внутрішніх кадрових документів (наказ, табель, за потреби трудову книжку), встановивши фактичну дату початку роботи 01.07.2026, а потім подайте скасовуючі та нові повідомлення до ДПС і ТЦК із правильною датою. Після цього всі подальші документи (табелі, оперативні відомості до ПФУ, звітність) ведіть виходячи з дати фактичного допуску до роботи.

Обґрунтування

У трудових відносинах ключовою є фактична дата допуску до роботи. Працівник формально був прийнятий з 25.06.2026, але трудові функції почав виконувати лише 01.07.2026. Від цієї дати слід вести облік робочого часу й зарплати.

Наказ про прийняття можна скасувати й видати новий. У практиці кадрової роботи застосовується наказ про скасування первинного наказу та видання нового наказу з правильною датою початку роботи 01.07.2026. Підставою може бути заява працівника або акт про те, що працівник не став до роботи з первинної дати.

Якщо трудова книжка вже заповнена, до неї вносять виправлення. Виправлення записів роблять без закреслення помилкового тексту, шляхом внесення нового запису, що попередній запис є недійсним, із посиланням на наказ про скасування і новий наказ, відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.

Повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу виправляють через «скасовуюче» та «початкове» повідомлення. Так само як при помилці в реквізитах наказу, спочатку подають скасовуюче повідомлення з усіма «старими» даними, а потім нове початкове повідомлення із правильною датою початку роботи 01.07.2026 за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Щодо скасовуючого повідомлення до ДПС спеціальних строків не встановлено. Порядок, затверджений постановою № 413, визначає обов’язок подати повідомлення до початку роботи, але для скасовуючих повідомлень строк не регламентований, як і окремий штраф за їх неподання Постанови № 413.

У ПФУ оперативні відомості подаються не раніше дня події або наступного дня. Для бронювання строк подання визначено як не пізніше наступного дня після події, тобто фактичного прийняття на роботу, що має відповідати наказу і реальній даті допуску, за пп. 4 п. 2 постанови КМУ «Деякі питання бронювання військовозобов'язаних під час воєнного стану» від 22.11.2024 р. №1332.

Для ТЦК доцільно також подати уточнене повідомлення. Хоча спеціальної процедури «скасовуючих» повідомлень до ТЦК не передбачено, бездіяльність залишає в ТЦК невірні відомості щодо дати прийняття, що може стати підставою для претензій. Разом із тим, ст. 210-1 КУпАП передбачає відповідальність і за неподання, і за несвоєчасне подання, тож ризик штрафу формально є, але строк притягнення обмежений трьома місяцями з дня виявлення, проте не більше року з дня вчинення порушення ст. 210-1 КУпАП ст. 38 КУпАП.

У підсумку всі документи мають бути приведені у відповідність до фактичної дати початку роботи 01.07.2026, щоб уникнути розбіжностей у ДПС, ПФУ, ТЦК і внутрішньому обліку.

Алгоритм дій

1. Зафіксуйте факт пізнього виходу.
   Складіть акт про те, що працівник не став до роботи 25.06.2026 і фактично приступив 01.07.2026, або візьміть заяву працівника з поясненням.

2. Скасуйте початковий наказ і видайте новий.
   – Видати наказ про скасування наказу від 25.06.2026 № … про прийняття на роботу.
   – Видати новий наказ про прийняття працівника з датою початку роботи 01.07.2026.

3. Виправте трудову книжку (якщо запис уже внесений).
   – Внесіть новий запис, що попередній запис про прийняття недійсний, із посиланням на наказ про скасування та новий наказ, за правилами Інструкції, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58.

4. Виправте повідомлення до ДПС.
   – Подайте скасовуюче повідомлення про прийняття працівника з датою 25.06.2026 із тими ж реквізитами, що й первинне.
   – Подайте нове початкове повідомлення з правильною датою початку роботи 01.07.2026 за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

5. Скоригуйте оперативні відомості до ПФУ (якщо подавали).
   – Якщо за працівника вже подавали оперативні відомості з датою 25.06.2026, узгодьте з ПФУ порядок виправлення і подайте нові відомості з датою 01.07.2026, дотримуючись строку «не пізніше наступного дня після події» за пп. 4 п. 2.

6. Повідомте ТЦК.
   – Підготуйте лист/повідомлення до ТЦК із правильними даними й поясненням, що дата фактичного початку роботи – 01.07.2026.
   – Усвідомлюйте, що як несвоєчасне, так і неподання може розглядатися як порушення за ст. 210-1 КУпАП, але строк накладення штрафу обмежений ст. 38 КУпАП.

7. Скоригуйте облік.
   – У табелі обліку робочого часу відобразіть працівника з 01.07.2026, а дні з 25.06 по 30.06 – як відсутність без оплати або інший статус, що відповідає фактичній ситуації.
   – Зарплату нараховуйте з 01.07.2026.

Ризики / нюанси

1. Штрафи ТЦК. Формально як несвоєчасне, так і неподання повідомлення може коштувати від 34000 до 59500 грн за ст. 210-1 КУпАП, але застосувати штраф можуть лише в межах строків, визначених ст. 38 КУпАП.

2. Узгодження з ПФУ. У різних регіонах може бути різна практика обробки виправлень оперативних відомостей, тож доцільно отримати письмове або хоча б електронне роз’яснення свого ПФУ щодо технічної процедури.

3. Внутрішня послідовність. Усі дати в наказах, табелях, повідомленнях до ДПС, ПФУ, ТЦК мають узгоджуватися з реальною датою початку роботи 01.07.2026 щоб уникнути суперечностей під час перевірок.