Відображення інформації про звільнення та повторне прийняття працівника

У вашій ситуації в Додатку Д5 об’єднаної звітності за ЄСВ/ПДФО потрібно сформувати два рядки: один — зі звільненням у березні, другий — з повторним прийняттям у липні, навіть якщо посада та сама.

Обґрунтування

1. Призначення Додатка Д5. Додаток Д5 до Податкового розрахунку призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Він заповнюється при кожному факті укладення або розірвання трудового договору із застрахованою особою. Це прямо зазначено в Порядку заповнення Розрахунку. Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4

2. Вимога щодо повторного укладення договору. Якщо протягом звітного періоду з застрахованою особою розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку особу в Додатку Д5 роблять два записи: перший — із датою припинення трудових відносин, другий — із датою початку нових трудових відносин. Аналогічна логіка застосовується й тоді, коли звільнення та повторне прийняття відбулися в різних місяцях одного року. Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року № 4

3. Як це виглядає у вашому випадку.
У березні ви вже сформували рядок із датою звільнення працівника. Це окремий завершений запис. У липні, коли приймаєте його знову, ви формуєте новий рядок у липневому Д5 із датою початку роботи за новим трудовим договором. У результаті в сумарному масиві записів Д5 за рік по цій особі будуть два рядки з однаковими ПІБ і посадою, але з різними датами і різним змістом події.

Підсумок. У Додатку Д5 не «переписують» попередній запис про звільнення, а додають новий рядок при повторному прийнятті, тому по працівнику за рік будуть два записи.