Питання підпису документів для відрядження міського голови

Так, міський голова має право підписати довідку про місце роботи на самого себе і це буде коректно; завірити копії документів для власного відрядження також доцільно йому як керівнику органу, якщо внутрішні акти не покладають ці функції на іншу посадову особу.

За ДСТУ 4163 внутрішню довідку підписує керівник підрозділу, а зовнішні довідки особового (біографічного) характеру — керівник підприємства. Довідка про місце роботи для перетину кордону є зовнішньою довідкою біографічного характеру, тому її має підписати керівник юридичної особи, тобто міський голова. Заступник може її підписувати лише тоді, коли на нього покладено виконання обов’язків голови або спеціально надано такі повноваження розподілом обов’язків.

Відповідно до п. 1 гл. 8 розд. ІІ Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text), посадові особи підписують документи в межах повноважень, визначених статутом, положеннями, посадовими інструкціями й актами про розподіл обов’язків, у яких також визначається порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника. Оскільки міський голова присутній та виконує обов’язки, він є основною посадовою особою для підписання довідки і завірення копій документів для власного відрядження, якщо спеціально не передбачено інше.

Завірення копій внутрішніх документів (рішення сесії про обрання, копії листів до ДПСУ) здійснює посадова особа, уповноважена на це інструкцією з діловодства чи розподілом обов’язків. За відсутності секретаря ради і секретаря виконкому та за наявності самого міського голови найкоректніше, щоб копії завірив саме міський голова як керівник органу, якщо внутрішні документи не покладають цю функцію виключно на іншу особу; заступник може це робити лише за наявності чітко визначених повноважень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!