Оформлення документів при зміні прізвища відповідального за військовий облік

Потрібно оформити зміну прізвища як звичайну зміну персональних даних працівниці та окремо письмово поінформувати ТЦК і СП, що відповідальна за військовий облік та сама посада залишилися, змінилося лише прізвище. Це роблять не через новий «додаток 1» чи «додаток 4», а листом довільної форми до «свого» ТЦК.

Обґрунтування

1. Усередині підприємства зміну прізвища оформлюють як зміну персональних даних працівника. Спочатку кадровик на підставі копій нового паспорта, свідоцтва про шлюб та за потреби РНОКПП готує наказ про внесення змін до облікових документів працівниці. Далі вносять зміни до особової картки, особової справи, графіка відпусток, табеля, за потреби укладають додаткову угоду до трудового договору і вносять запис до трудової книжки за правилами п. 2.13 Інструкції №58 щодо закреслення старого прізвища і внесення нового з посиланням на документ‑підставу на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки. п. 2.13 Інструкції №58

2. Якщо відповідальна за ВО є військовозобов’язаною, роботодавець має оновити її військово‑облікові дані. Для військовозобов’язаних працівників будь‑яка зміна прізвища, паспортних даних, сімейного стану тощо вимагає внесення змін до Списків персонального військового обліку протягом 5 днів з дати подання документів і подання до ТЦК повідомлення за формою додатка 4 щомісяця до 5 числа за минулий місяць. Це прямо випливає з вимог п. 34 Порядку №1487 щодо обов’язку органів та підприємств відображати зміни прізвища, паспортних реквізитів, адреси, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади та надсилати відповідні повідомлення. п. 34 Порядку №1487

3. Окремо потрібно поінформувати ТЦК про зміну прізвища відповідальної за ВО як посадової особи. Про первинне призначення відповідальної за військовий облік підприємство вже повідомляло ТЦК за формою додатку 1 до Порядку, де фіксується її прізвище, ім’я та по батькові. Тепер, коли змінилося лише прізвище, а сама особа й посада не змінюються, достатньо направити до ТЦК лист довільної форми із зазначенням попереднього та нового прізвища, реквізитів документа‑підстави і посиланням на попереднє повідомлення за додатком 1, щоб у ТЦК не виникли підстави вважати, що підприємство змінило або «забуло» повідомити про зміну відповідальної особи. додатку 1 до Порядку

4. Повідомлення за додатком 4 окремо через сам факт зміни прізвища відповідальної як працівниці, що не є військовозобов’язаною, не подають. Обов’язок подання повідомлень за додатком 4 до Порядку №1487 пов’язаний із зміною облікових даних призовників, військовозобов’язаних і резервістів, зокрема прізвища, паспортних реквізитів, адрес, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади, а також прийняттям/звільненням таких осіб, і ці повідомлення надсилаються щомісяця до 5 числа. Якщо ж працівниця‑відповідальна за ВО не перебуває на військовому обліку, формалізоване повідомлення за додатком 4 щодо неї закон не вимагає, достатньо інформувати ТЦК листом, як зазначено вище. додатку 4 до Порядку № 1487

Підсумок. Кадровик оформлює наказ і зміну всіх кадрових документів працівниці, відповідальний за ВО за потреби оновлює її дані у військових Списках і подає додаток 4 як для військовозобов’язаної, а як посадову особу з новим прізвищем роботодавець повідомляє ТЦК окремим листом довільної форми.