Недоліки у військовому обліку: як правильно оформити повідомлення

Частково так, графу 18 можна залишити з позначкою «не направлялось», але доцільніше зараз подати додаток 4 на всіх працівників, прийнятих після 05.01.2023, датою фактичного складання повідомлень і надіслати їх до відповідних ТЦК.

Обґрунтування

1. Коли взагалі виник обов’язок подавати додаток 4 Обов’язок надсилати повідомлення за додатком 4 про прийняття, звільнення та зміну облікових даних з’явився з набранням чинності Порядком №1487 05.01.2023.

• Працівники, прийняті до 05.01.2023, могли бути без повідомлення, і в графі 18 для них допустимо ставити прочерк, «не направлялось» або залишати порожньою.
• По працівниках, прийнятих після 05.01.2023, відсутність додатка 4 формально є порушенням вимог цього Порядку.

2. Варіант дій щодо працівників, по яких повідомлення не надсилали Для працівників, які працюють давно і щодо яких додаток 4 не подавався, можливі два підходи.

• Консервативний: у графі 18 Списку ставите запис «не направлялось» для всіх, де фактично не було повідомлення, як це прямо допускають профільні роз’яснення щодо графи 18, коли прийняття відбулося до початку ведення військового обліку на підприємстві.
• Активний: зараз подаєте додаток 4 із запізненням на всіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів, прийнятих після 05.01.2023, і в графі 18 зазначаєте реквізити листа (дату й номер), яким фактично направили повідомлення. Такий підхід розглядають як самостійне усунення порушення і він дозволяє «закрити» зауваження щодо графи 18.

3. Якою датою оформлювати і які ризики зі штрафами Повідомлення заповнюєте поточною датою, а в полі «підстава» зазначаєте наказ про прийняття/звільнення з фактичною датою наказу.

• Строки притягнення до відповідальності за порушення у сфері військового обліку визначає ст. 38 та ст. 210-1 КУпАП: зараз загальний строк – до трьох місяців з дня виявлення, але не пізніше одного року з дня вчинення порушення.
• За події до 18.05.2024 діяли «старі» строки 2 місяці (це прямо витікає з аналізу ст. 8 і ст. 38 КУпАП у старій редакції, на які спираються профільні матеріали), тож за більшість «старих» прийняттів притягати вже немає підстав.
• Сам факт того, що ви після звіряння подали пропущені додатки 4 і заповнили графу 18, демонструє усунення порушення і суттєво знижує ризики штрафу, навіть якщо теоретично строк ще не сплив.

4. Як відобразити це у Списках (графа 18) У діючій формі додатка 5 до Порядку №1487 графа 18 призначена для реквізитів повідомлення про призначення/звільнення.

• Після подання запізнілого додатка 4 у графі 18 Списку за поточний рік фіксуєте дату й номер супровідного листа або дату/реквізити поштового відправлення.
• Дані графи 18 переносяться до Списків наступного року як реквізити останнього поданого повідомлення, тому інформація, внесена у 2026 році, буде відображатися і в Списках за 2027 рік.
• Якщо ж вирішите не відправляти додаток 4 по частині «старих» працівників, у графі 18 коректним записом лишається «не направлялось» або прочерк.

Ризики та нюанси: За працівників, прийнятих після 05.01.2023, найменш ризикований шлях – таки подати зараз додатки 4, а при можливих претензіях посилатися на сплив строків, передбачених ст. 38 КУпАП, та на те, що порушення усунуті.

Доречно обрати активний варіант: подати запізнілі додатки 4 на всіх військовозобов’язаних, прийнятих після 05.01.2023, і зафіксувати їх реквізити в графі 18 Списків за поточний рік.