Алгоритм дій кадрової служби при виході з відпустки

Ні, окремий наказ про вихід із відпустки у визначений строк не потрібен, але у вашій ситуації потрібно додатково врегулювати питання посади, на яку працівниця повертається, і, за наявності, запропонувати їй вакантні посади. Алгоритм дій: фіксуєте закінчення відпустки за раніше виданим наказом, забезпечуєте вихід працівниці в перший робочий день після триріччя дитини, далі — або повертаєте її на посаду (якщо є можливість), або пропонуєте вакансії й оформлюєте переведення чи припинення держслужби.

Обґрунтування

1. Вихід з відпустки до 3 років у «плановий» строк
Відпустка для догляду за дитиною до трьох років триває до дня триріччя дитини, а стати до роботи працівниця має наступного робочого дня після цієї дати, якщо він не є вихідним, що підтверджено листом Мінпраці від 17.08.2010 № 246/13/116-10 (лист Мінпраці від 17.08.2010 №246/13/116-10).
У типових ситуаціях, коли працівниця повертається у визначений строк, додаткові заява та наказ про вихід з відпустки не потрібні, оскільки дата закінчення відпустки вже зафіксована в наказі про її надання.

2. Що робити, якщо посада вже зайнята іншим працівником
Посада працівника, який перебуває у відпустці по догляду за дитиною, не «виводиться поза штат» і зберігається за ним увесь час перебування у відпустці, водночас на цю посаду можна прийняти строкового працівника на час відсутності основного.
Якщо зараз на цій посаді вже працює інший «основний» держслужбовець, службі управління персоналом потрібно визначитись, на яку посаду фактично повертати працівницю:

• якщо є можливість — повернути її на «свою» посаду, а з іншим працівником вирішувати питання переведення / звільнення в межах окремої процедури;
• якщо повернення на «свою» посаду неможливе — запропонувати наявні вакантні посади, які відповідають кваліфікації працівниці, і за її згодою оформити переведення, або ініціювати припинення держслужби на загальних підставах.

3. Чи потрібно пропонувати вакантні посади та як діяти кадрово
Кадрові дії служби управління персоналом у вашій ситуації доцільно вибудувати так:

• зафіксувати в табелі й особовій картці П-2 закінчення відпустки до 3 років та вихід працівниці на роботу в перший робочий день після 03.09.2026;
• до дати виходу провести з працівницею комунікацію:
  • поінформувати, що відпустка закінчується;
  • повідомити про фактичну відсутність «її» посади та наявні вакантні посади;
• якщо працівниця погоджується на іншу посаду — отримати її заяву про переведення та видати наказ про переведення з дати виходу на роботу;
• якщо жодна вакансія не підходить і працівниця не згодна на переведення, опрацьовувати питання припинення держслужби за відповідною підставою (наприклад, за власним бажанням працівниці на підставі її заяви або інша підстава, передбачена КЗпП/законом про держслужбу, з урахуванням гарантій для працівників з дітьми).

Рекомендація:
Заведеною практикою є оформлення внутрішньої доповідної записки / службової записки про закінчення відпустки та фактичний вихід на роботу із зазначенням дати й подальших дій (переведення, звільнення), щоб уникнути спорів щодо відпрацьованого часу і підстав подальших кадрових рішень.

Правильний вибір і документальне оформлення одного з варіантів (повернення на посаду, переведення або звільнення) дозволять безпечно завершити відпустку до 3 років і не створити ризиків для роботодавця.