Виправлення помилки в табелі: лікарняний не підтверджений документально

Не зовсім, однієї лише доплати ЄСВ недостатньо, потрібно офіційно виправити табель, перерахувати зарплату й лікарняні, а суму донарахованого ЄСВ та інші коригування показати в поточному Податковому розрахунку без уточнення звіту за травень.

Обґрунтування

1. Виправлення табеля обліку робочого часу
Табель є первинним документом, тож виправлення «підчистками» чи коректором заборонені, зміни вносять через коригуючий табель. Роботодавець може застосовувати як типову форму № П-5, так і власну, але облік явок/неявок має бути достовірним згідно з ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці.
Алгоритм дій:

1. Оформіть службову записку від керівника підрозділу або працівника табелювання про те, що в травні лікарняний був зазначений помилково, працівник фактично працював.
2. Видання внутрішнього наказу (розпорядження керівника) про внесення змін до табеля за травень по конкретному працівнику, із зазначенням підстави.
3. Складіть коригуючий табель за травень тільки по цьому працівнику, де замінюєте позначку «ТН»/«НН» на «Р»/«РС» (робота) за 10 днів.
4. Порядок коригувань доцільно закріпити в локальному Положенні про табельний облік.

2. Перерахунок зарплати, сторнування «лікарняних» і донарахування ЄСВ
Надалі бухгалтер діє виходячи з уточнених даних табеля.

1. Сторнуйте раніше нараховані «лікарняні» за травень (у бухобліку методом «червоне сторно» або зі знаком «мінус»).
2. Донарахуйте працівнику зарплату за 10 днів роботи травня.
3. Перерахунок фонду оплати праці за минулий період (через уточнення відпрацьованого часу) відображайте у фонді оплати праці того місяця, коли робите нарахування, згідно з п. 1.6.2 Інструкції №5.
4. На донарахований дохід донарахуйте ЄСВ, а на сторновані «лікарняні» зменште базу та суму ЄСВ. Якщо податкова вже донарахувала ЄСВ за травень, звіртеся з їх розрахунками і донарахуйте/уточніть у поточному періоді ту ж суму (щоб не було розбіжностей).

3. Відображення коригувань у Податковому розрахунку (Д1, 4ДФ)
Коригування минулих місяців за результатами уточнення табеля не потребують обов’язково уточнюючого розрахунку за травень, їх показують у поточному місяці.

1. У Додатку 1:

• окремим рядком покажіть донараховану зарплату травня (із зазначенням у графі 10 місяця «05.2026», звичайний тип нарахування, без «2» або «3», якщо коригуєте через звіт поточного місяця за фактом додаткового нарахування заробітку);
• окремим рядком відсторнуйте суму «лікарняних» травня: у графах 16, 17, 20 — суми зі знаком «мінус», у графі 10 — «05.2026», код категорії ЗО і коди доходу/типу нарахування — залежно від того, як раніше класифікували ці лікарняні.

2. У Додатку 4ДФ сторновану та донараховану суму (зарплата + «лікарняні») показують у тому місяці, коли відбулося коригування, в одному рядку з ознакою доходу «101», без окремого рядка «мінус» — загальна сума за місяць уже враховує перерахунок.
3. Якщо за результатами перерахунку «з’являється» додаткова база для ЄСВ до МЗП за травень (через зміну складу доходів), її можна донарахувати в поточному періоді із застосуванням відповідного коду типу нарахувань у графі 9 Д1 (наприклад, «2» або «14» — залежно від характеру донарахування) за правилами розділу V Порядку №4.

4. Документальне оформлення та ризики

1. Обов’язково сформуйте пакет документів: службова записка / акт виявлення помилки, пояснення табельника (за наявності), наказ керівника про внесення змін до табеля та перерахунок виплат, коригуючий табель, бухгалтерську довідку про перерахунок зарплати й ЄСВ.
2. Такий пакет підтверджує, що роботодавець виконав вимогу ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці щодо достовірного обліку роботи і витрат на оплату праці, та мінімізує претензії інспекції праці й податкових органів.
3. Якщо на підставі повідомлення податкової вже винесено ППР щодо ЄСВ за травень, донараховані суми й штраф/пеня сплачуються в установленому порядку, а в поточному Податковому розрахунку відображаються лише суми додатково нарахованого ЄСВ (без «заднього числа» по базі).

Рекомендація: доцільно одночасно оновити Положення про табельний облік, чітко прописавши порядок формування коригуючих табелів і перелік підтвердних документів.

Таке поєднання коригуючого табеля, наказу керівника та бухгалтерського перерахунку забезпечує і правомірність дій, і коректність ЄСВ та звітності.