Чи потрібно створювати нову строку для звільнених працівників

Не зовсім, заводити додатковий рядок не обов’язково, доцільніше продовжити облік у вже наявному рядку, скоригувавши в ньому дати та відмітки про звільнення і нове прийняття.

Обґрунтування

1. Що робити зі звільненими упродовж року Відомості про працівника, якого виключили з персонального військового обліку, зберігаються у списках до кінця поточного року з відповідною відміткою про звільнення, при цьому його чисельність відображається у відомості оперативного обліку за правилами Порядку №1487. Це означає, що базовий запис у списку за поточний рік не вилучається і може використовуватись для подальших коригувань.

2. Повторне прийняття в тому самому році Практика ведення списків за додатком 5 до Порядку №1487 допускає, що у разі повторного прийняття того самого працівника впродовж року облік ведуть в одному й тому самому рядку, а не створюють новий. У такому рядку:

   • роблять відмітку про звільнення (із датою й підставою);
   • далі вписують дані про нове призначення (посада, дата і номер наказу, дата та номер повідомлення до ТЦК тощо).
     Такий підхід зменшує ризик подвоєння особи при формуванні відомості оперативного обліку.

3. Можливість окремого рядка і наслідки Законодавча заборона на заведення нового рядка відсутня. Якщо завести новий рядок, це не буде формальною помилкою за Порядком №1487, але є ризик:

   • подвійного врахування працівника у відомості оперативного обліку;
   • плутанини при перевірках та звіряннях із ТЦК.
     Тому методично безпечніше і зручніше тримати інформацію про всі події протягом року щодо однієї особи в одному рядку.

4. Станом на 1 січня наступного року При формуванні друкованих списків станом на 1 січня наступного року у відповідному рядку залишають лише актуальну інформацію про статус працівника на цю дату, як того вимагає річне підбиття підсумків за Порядком №1487. Усі проміжні звільнення/повторні прийняття за попередній рік залишаються в минулорічних списках.

Найменш ризиковим і найбільш зручним є ведення всієї історії протягом року щодо однієї особи в одному рядку списку.