Коригування звіту за липень: лікарняні та премії працівників

Потрібно подати за липень Податковий розрахунок юрособи з типом «Звітний новий» з правильно заповненими додатками Д1, 4ДФ і Д5: по працівниці, яка пішла в декрет, – скоригувати зарплату за липень і додати рядки з декретними, по працівнику з премією – додати премію до заробітку липня й відобразити її в ЄСВ‑ та податковій частині.

Обґрунтування

1. Чому саме «Звітний новий» і що в нього включати
Подати «Звітний новий» можна до закінчення граничного строку подання звіту за поточний період, при цьому в такий розрахунок включають усі рядки, які мають бути за липень, але вже з виправленими показниками, а помилкові показники просто не дублюють. Порядок використання типів розрахунку та виправлення показників встановлено Порядком №4, тому ви подаєте повністю новий липневий розрахунок із усіма додатками, де:

• по працівниці‑«декретниці» замінюєте повну липневу зарплату на «правильну» (зарплата до початку лікарняного + декретні за липень);
• по працівнику з премією додаєте премію до липневої бази ЄСВ і оподаткування.

2. Як відкоригувати працівницю з відпусткою по вагітності та пологах у Додатку 1
Вагітність і пологи оплачуються за лікарняним і трактуються як допомога по вагітності та пологах, яку нараховують одноразово, але в Д1 розподіляють за місяцями дії лікарняного, із розбивкою сум і днів за кожен місяць, у якому триває відпустка по вагітності та пологах. Відповідно до Порядку №4 та роз’яснених правил:

• у Д1 за липень по цій працівниці:
  • рядок із зарплатою за повний місяць, який був у поданому раніше звіті, ви не дублюєте, а натомість відображаєте правильну зарплату лише за фактично відпрацьовані до 11.07 дні;
  • додаєте окремий рядок з декретними за липневі дні (з 12.07 до 31.07):
    • графа 08 – код ЗО «42» (або «43», якщо є інвалідність);
    • графа 10 – «07.2026»;
    • графа 14 – кількість календарних днів трудових відносин у липні (як правило, 31), але її ставите в рядку із зарплатою; у рядку з декретними графу 14 не дублюєте, якщо зарплата за липень відображена окремим рядком;
    • графа 15 – кількість календарних днів декретної відпустки, що припали на липень (з 12.07 по 31.07);
    • графи 16, 17 – сума декретних за липневі дні;
    • графа 20 – нарахований ЄСВ.
• у наступних місяцях (серпень, вересень, жовтень, листопад) у майбутніх звітах створюєте по одному рядку в Д1 за кожен місяць декрету з кодом «42/43», власним місяцем у графі 10, однаковими значеннями граф 14 і 15 за повні місяці декрету, і окремою кількістю днів у листопаді, де відпустка закінчиться.
• якщо в якомусь місяці (у т. ч. липні) сума декретних за місяць менша за мінімальну зарплату, ЄСВ має бути не нижчим за мінімальний внесок, тобто потрібно донарахувати ЄСВ до мінімального, що випливає з вимоги Закону № 2464 про мінімальну базу ЄСВ. Для такої доплати в Д1 за відповідний місяць додають окремий рядок з КТН «13» у графі 09, де в графі 18 показують різницю до МЗП, а в графі 20 – ЄСВ на цю різницю.

3. Як показати премію та коригування зарплати у Додатку 1
Премія, нарахована за липень, включається в базу ЄСВ того місяця, в якому її нараховано, й у Д1 відображається загальною сумою разом із зарплатою як «зарплатний» дохід. З урахуванням узагальнених правил обліку ЄСВ і статті 7 Закону №2464:

• у новому Д1 за липень по працівнику з премією формуєте один рядок:
  • графи 16 і 17 – сума зарплати за липень + сума премії;
  • інші графи – як для звичайної зарплати (код категорії ЗО, дні трудових відносин тощо).
• якщо в первісно поданому звіті премії не було, то цей «зарплатно‑преміальний» рядок просто замінює попередній «чисто зарплатний» рядок, а старий у «Звітному новому» не повторюється.
• по працівниці‑«декретниці» в Д1 слід замість «повної» зарплати показати меншу фактичну зарплату до дати початку лікарняного, плюс окремим рядком – декретні за липень, як описано вище.

4. Як відобразити зміни в Додатку 4ДФ та Додатку 5
Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та ВЗ і, згідно з пп. 165.1.1 ПКУ, відображається в 4ДФ окремим рядком з ознакою доходу «128» без сум утриманих податків. Практичні правила такі:

• у 4ДФ за липень у «Звітному новому»:
  • по працівниці‑«декретниці» додаєте рядок із сумою декретних, нарахованих у липні, з ознакою доходу «128» (графа 3а – нарахування, 3 – виплата, графи 4, 4а, 5, 5а – нулі або порожньо);
  • по працівнику з премією змінюєте суму зарплати липня, включивши премію в загальну суму з ознакою доходу «101».
• у Додатку 5 за липень обов’язково відобразіть дату початку відпустки по вагітності та пологах:
  • графа 7 – код категорії «5» (відпустка по вагітності та пологах);
  • графа 10 – дата початку відпустки (12.07.2026);
  • графа 16 – номер і дата наказу про надання відпустки.
    Дата закінчення декретної відпустки (14.11.2026) буде показана вже в Д5 за листопад.

Важливо:
У «Звітному новому» за липень повторюєте тільки правильні рядки за всіма працівниками, у тому числі з урахуванням премії та декретних, а старі помилкові показники не включаєте, при цьому ознаку «0/1» у Д1 не застосовуєте, бо це не уточнення минулого періоду, а подання нового звіту замість попереднього за той самий місяць.