Зміна прізвища директора: які документи потрібні для наказу

Ні, для наказу про зміну прізвища директора рішення або протокол учасників не потрібні, підставою є заява директора та копії документів про зміну прізвища (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).

Обґрунтування

1. Зміна прізвища ≠ зміна керівника Зміна прізвища директора не змінює сам факт його призначення на посаду, тому немає підстав оформлювати нове рішення або протокол учасників про зміну керівника. Протокол загальних зборів потрібен тоді, коли змінюють саму особу керівника, а не її персональні дані.

2. Підстава для внутрішнього наказу Для оформлення наказу по підприємству про внесення змін до облікових документів (у т. ч. щодо директора) достатньо:

   • заяви директора про зміну прізвища;
   • копій документів, що підтверджують зміну прізвища (паспорт з новим прізвищем, свідоцтво про шлюб тощо).
     Такий підхід випливає з вимоги проводити зміни в кадрових документах на підставі копій документів, що підтверджують зміну прізвища, як це зроблено, зокрема, для трудових книжок у п. 2.13 Інструкції №58.

3. Оновлення зовнішніх даних про директора Якщо змінюється тільки прізвище, а не сам директор, для ТОВ подають держреєстратору заяву про держреєстрацію змін до відомостей про юрособу, додаючи рішення/протокол лише в частині зміни відомостей (якщо товариство вирішить його оформити), але це стосується оновлення запису в ЄДР, а не внутрішнього наказу. Обов’язковість адмінзбору за реєстрацію змін передбачено ст. 36 Закону № 755, але цей закон не вимагає перезапризначення директора через зміну його прізвища.

4. Строки оновлення особистих документів директора Як фізична особа директор має протягом 30 днів після зміни прізвища обміняти паспорт, а вже на підставі нового паспорта товариство оформлює внутрішній наказ та інші оновлення. Обов’язок обміну паспорта в разі зміни прізвища випливає з п. 25 гл. 2 р. ІІІ Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 №52/5.

Рекомендація:

У наказі посилайтеся на заяву директора та реквізити документів про зміну прізвища, а протокол загальних зборів оформлюйте лише тоді, коли змінюється сам керівник, а не його персональні дані.