Виявлення неточностей у військовому обліку: необхідність уточнення адрес працівників

Частково так, дрібні розбіжності типу «смт / с-ще», «пров. / вул.» самі по собі не тягнуть обов’язку подавати додаток 4, але якщо вони заважають ідентифікувати адресу або не відповідають паспортним даним, їх краще зафіксувати у результатах внутрішнього звіряння та письмово повідомити працівників із пропозицією оновити ВОД.

Обґрунтування

1. Що саме роботодавець зобов’язаний повідомляти ТЦК Відповідно до п. 34 Порядку №1487 підприємства вносять зміни до списків ВО щодо адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання та адреси фактичного місця проживання і щомісяця до 5 числа направляють до ТЦК повідомлення про зміну таких облікових даних за додатком 4. Тобто додаток 4 подають, коли змінюється сама адреса (інша вулиця, населений пункт, номер будинку тощо), а не коли виявлено лише технічну відмінність написання.

2. Як діяти при внутрішньому звірянні, якщо адреси формально ті самі, але написані по-різному П. 45 Порядку №1487 зобов’язує роботодавця у разі виявлення розбіжностей між ВОД і списками за результатами внутрішнього звіряння подати додаток 4, але мова йде про реальні розбіжності облікових даних, а не про різний формат скорочень. Якщо:

• номер будинку, квартири, назва вулиці і населений пункт збігаються за змістом, але написані «смт / с-ще», «пров. / вул.»;
• це не створює сумніву, що йдеться про ту саму адресу,
  такі неточності можна вважати технічними. Їх доцільно:
• зазначити в акті/журналі внутрішнього звіряння як «уточнення формату»;
• орієнтуватися в списках ВО на дані паспорта та/або е-ВОД, вибравши один сталий варіант написання.

3. Чи потрібно вимагати від працівників підтвердні документи і окремо їх повідомляти За п. 23 Порядку №1487 зміни персональних даних, у тому числі адреси, працівник зобов’язаний повідомляти особисто, а роботодавець – лише фіксує і передає ці зміни до ТЦК. Якщо:

• адреса в паспорті й фактична адреса не змінювалися,
• у «Резерв+» лише інший формат написання,
  додаткові підтвердні документи від працівника зазвичай не потрібні. Достатньо:
• усно або коротким повідомленням довести до відома працівника, що виявлено технічні відмінності, і рекомендувати при нагоді оновити е-ВОД, якщо він звертатиметься до ТЦК чи оновлюватиме дані.

4. Чи потрібно подавати додаток 4 у вашій ситуації П. 34 Порядку №1487 орієнтує на повідомлення про реальну зміну адреси, а не про відмінність скорочень. Якщо:

• зміст адреси не змінився,
• ви тільки приводите формат написання до даних паспорта,
  повідомлення за додатком 4 подавати не потрібно, достатньо відкоригувати списки й зафіксувати це у внутрішньому звірянні.

Рекомендація: Зафіксуйте у результатах внутрішнього звіряння, що окремі адреси приведені до формату паспорта без фактичної зміни місця проживання, а працівникам можна обмежитися рекомендацією при нагоді оновити е-ВОД, без вимоги підтвердних документів і без подання додатка 4.