Завіряння копій документів: хто і як це робить

Частково так, ви правильно орієнтуєтесь по структурних підрозділах, але головний критерій не «хто складав документ», а кого роботодавець уповноважив засвідчувати копії та як це прописано в інструкції з діловодства і посадових інструкціях.

Обґрунтування

1. Хто в принципі має право засвідчувати копії Копії документів у межах установи засвідчує сама установа через уповноважених осіб, а не працівники «для себе». Це прямо випливає з того, що установа має право засвідчувати копії документів, створених у ній, а також копії документів інших установ для внутрішнього використання, зокрема під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових прав тощо, як приклад — копія диплома працівника, що підшивається до особової справи, засвідчується установою, а не самим працівником, згідно з Правилами № 1000/5.

2. Визначення конкретних відповідальних осіб Право засвідчувати копії надає не сам факт складання чи ведення документа, а повноваження, закріплені роботодавцем. У інструкції з діловодства та посадових інструкціях керівник може визначити, що:

• копії фінансових документів (накладні тощо) засвідчує бухгалтерія або конкретний бухгалтер;
• копії ТТН — відповідальний працівник відділу збуту чи логістики;
• копії наказів з кадрів — кадрова служба;
• копії журналів з охорони праці — уповноважений працівник служби охорони праці;
  але це має бути прямо встановлено внутрішніми документами, а не лише «за усталеною практикою».

3. Вимоги до самого засвідчення копії Копія має юридичну силу тільки якщо засвідчена належним чином. Напис «Згідно з оригіналом», назва посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище особи, яка засвідчує копію, дата засвідчення, а також відбиток відповідної печатки установи або структурного підрозділу (за наявності) є обов’язковими реквізитами засвідчення копії згідно з Правилами № 1000/5.

4. Чи обов’язково, щоб завіряв саме «автор» документа Особа, яка підписала оригінал (наприклад, керівник чи відповідальний виконавець), може засвідчувати копії лише якщо вона одночасно уповноважена на це інструкцією з діловодства, посадовою інструкцією або окремим наказом. Сам по собі факт, що працівник склав або підписав оригінал (наприклад, фахівець відділу збуту, бухгалтер, інженер з охорони праці), не дає йому автоматичного права засвідчувати копії, якщо таке право не визначене роботодавцем у системі діловодства.

Рекомендація: варто переглянути та, за потреби, оновити інструкцію з діловодства й посадові інструкції, щоб чітко закріпити, які саме посади й у яких випадках мають право засвідчувати копії документів по кожному напрямку роботи.

Чіткий розподіл повноважень в інструкції з діловодства забезпечить, щоб копії документів засвідчувалися належними особами і мали беззаперечну юридичну силу.