Виплата відпускних: нові правила та рекомендації для уникнення штрафів

Так, загальне правило «обов’язково за 3 календарні дні» більше не діє, зараз закон вимагає виплатити відпускні до початку відпустки, але ви можете встановити інший строк у колдоговорі чи трудових договорах, головне — не пізніше й не гірше для працівника.

Обґрунтування

1. Що прямо вимагає закон зараз Зарплата за час відпустки має бути виплачена працівнику до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором, про що прямо сказано у ст. 21 Закону № 504/96-ВР та дублюється у ст. 115 КЗпП. Це означає, що з 19.07.2022 роботодавець може виплатити відпускні хоч за 1 день, хоч за кілька днів або тиждень до відпустки.

2. Чи обов’язкові «3 календарні дні» зараз Норма «не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки» діяла раніше, але зараз не є обов’язковою вимогою закону. Зберігати її потрібно лише якщо ви самі закріпили такий строк у колективному договорі, положенні про оплату праці чи трудових договорах. Якщо такий локальний строк є, його порушення буде розцінене як невиконання умов договору і як порушення строків оплати праці з ризиком штрафів за ст. 265 КЗпП.

3. Як діяти, якщо колдоговору немає Якщо колдоговору немає і локальними актами строк саме «за 3 дні» не встановлено, у вас діє загальне правило:

• відпускні потрібно виплатити до початку відпустки;
• конкретну «дату в календарі» ви можете визначити в положенні про оплату праці чи наказом, але без погіршення становища працівника.
  Контролюючі органи вважають порушенням саме виплату після початку відпустки, а не те, що вона проведена «за день, а не за три» до відпустки, якщо це не суперечить вашим власним документам.

4. Що вважається «найбезпечнішим» варіантом для уникнення штрафів Найменший ризик для роботодавця забезпечують такі дії:

• закріпити у колективному договорі або положенні про оплату праці строк виплати відпускних як «до початку відпустки, але не пізніше ніж за ___ днів»;
• реально дотримуватись цього строку, не переносячи виплату на час після початку відпустки;
• у форс-мажорних і термінових випадках (відпустка поза графіком) мати письмову заяву працівника про згоду на інший строк виплати, узгоджений сторонами, орієнтуючись на підхід, закріплений у параграфі 2 статті 7 Конвенції № 132, яка допускає інший строк за домовленістю.

Ризики та нюанси:
Якщо у вас у колдоговорі залишилося старе формулювання «не пізніше ніж за 3 дні», виплата ближче до дати відпустки (за 1–2 дні) формально буде порушенням вашого ж колдоговору, хоч і не порушуватиме чинної редакції Закону про відпустки.

Фокус безпечної поведінки зараз у тому, щоб дотриматися вимоги «до початку відпустки» і не суперечити власним локальним строкам, зафіксувавши їх чітко і реалістично.