Документи для відрядження працівника за кордон: що підготувати

Так, заброньований працівник може виїхати у відрядження за кордон, але роботодавцю, працівнику та приймаючій стороні потрібно підготувати окремі пакети документів, щоб мінімізувати ризик відмови на кордоні та убезпечити виплату добових без оподаткування.

Обґрунтування

1. Документи, які оформлює роботодавець
Роботодавець має забезпечити як оформлення відрядження, так і підтвердження бронювання та критичності підприємства. Мінімальний перелік:

• Наказ про службове відрядження за кордон, де обов’язково зазначити:
  • ПІБ та посаду працівника;
  • країну, місто, підприємство-партнера;
  • мету відрядження (переговори, навчання, конференція тощо);
  • строк відрядження: дату виїзду і повернення;
  • розмір добових.
    Наказ є обов’язковим документом для підтвердження відрядження і податкових цілей згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.
• Завірена копія наказу про відрядження для пред’явлення на кордоні.
• Довідка з місця роботи (посада, дата прийняття, оклад, підтвердження збереження місця роботи й зарплати на час відрядження).
• Копія рішення/наказу про визнання підприємства критично важливим (або роздруківка з «Дії» з інформацією про критичність, завірена підписом керівника і печаткою).
• Роздрукований витяг / список військовозобов’язаних з порталу «Дія» станом на поточну дату, де щодо працівника зазначено статус «заброньовано», засвідчений підписом керівника та печаткою.
• За потреби окремий лист-дозвіл на виїзд за кордон (на бланку підприємства), де чітко зазначити: ПІБ працівника, посаду, країну (або кілька країн), період перебування, посилання на наказ про відрядження та критичність підприємства.

2. Документи, які має мати при собі працівник
Працівник на кордоні має підтвердити особу, бронювання, місце роботи, мету поїздки і сам факт відрядження. Рекомендований пакет:

• Паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
• Військово-обліковий документ (паперовий або електронний у «Резерв+») з актуальною відміткою про бронювання, внесеною до Єдиного реєстру військовозобов’язаних «Оберіг».
• Завірена копія наказу про відрядження.
• Довідка з місця роботи.
• Дозвіл керівника на виїзд за кордон (якщо оформлений окремим документом).
• Копія рішення/наказу про визначення підприємства критично важливим.
• Роздруківка витягу / списку військовозобов’язаних з «Дії» зі статусом «заброньовано».
• Довідки ОК-7 / ОК-5 (як додаткове підтвердження стажу та зайнятості).

3. Документи, які доцільно запросити у партнера (приймаючої сторони)
Для підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю та мети поїздки, що важливо і для податкових цілей, і для прикордонників, варто отримати від приймаючої сторони один або кілька документів:

• Офіційне запрошення із зазначенням:
  • ПІБ працівника;
  • назви і реквізитів приймаючої компанії;
  • мети поїздки (переговори, тренінг, аудит, інша ділова подія);
  • місця проведення та строків перебування.
• Проєкт або укладений договір / контракт між сторонами, якщо він уже є.
• Програму заходу / навчання / конференції, якщо працівник їде на конкретний захід.
  Ці документи одночасно підтверджують мету поїздки та зв’язок із господарською діяльністю роботодавця, що дозволяє застосувати пільговий режим оподаткування витрат на відрядження за пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

4. Документи до авансового звіту після повернення
Щоб витрати на відрядження і добові не стали оподатковуваним доходом, у авансовому звіті слід мати:

• Наказ про відрядження.
• Один або кілька документальних доказів фактичного перебування за кордоном (проїзні документи, рахунки за проживання, інші документи, що підтверджують перебування), як цього вимагає пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.
• Документи, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю (запрошення, договір, документи про участь у переговорах/навчанні/конференціях).

Формуючи всі три блоки документів – роботодавця, працівника та приймаючої сторони – ви максимально знижуєте ризики відмови у перетині кордону й податкових претензій щодо витрат на відрядження.