Уніфікація кадрових наказів: зміни до інструкції чи нова

Ні, немає єдиного «правильного» варіанту, але доцільно одночасно і визначити форми наказів у локальних актах, і зафіксувати це в інструкції з діловодства або окремій інструкції з кадрового діловодства, запровадивши зміни наказом керівника.

Обґрунтування

1. Примірні форми Мін’юсту не обов’язкові, але вибір форми треба зафіксувати Примірні форми наказів, затверджені наказом Мін’юсту № 1860/5, є правом, а не обов’язком роботодавця, тому ви можете або повністю перейти на них, або використовувати їх як основу, або залишитися на довільних чи типових формах. При цьому для кожного виду наказу (наприклад, про відпустку, прийняття, звільнення) потрібно обрати одну форму і послідовно застосовувати її, не змінюючи хаотично від наказу до наказу, а також забезпечити наявність обов’язкових реквізитів за ДСТУ 4163:2020 та вимогами Правил № 1000/5.

2. Як оформити перехід: наказ + зміни до інструкції Доцільно діяти у два кроки:

1. Наказ керівника про запровадження нових форм наказів з кадрових питань. У ньому варто:
   • затвердити перелік форм, за якими надалі оформлюються накази про прийняття, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо;
   • визначити дату, з якої застосовуються нові форми;
   • доручити кадровій службі та іншим підрозділам застосовувати лише ці форми;
   • визнати попередні форми такими, що втратили чинність (якщо вони були окремо затверджені).
2. Внести зміни до чинної Інструкції з діловодства. Зміни до інструкцій з діловодства вносять саме наказом з основної діяльності, коли змінюються вимоги до оформлення документів або запроваджуються нові бланки. У тексті інструкції потрібно:
   • у розділі про види та форми організаційно-розпорядчих документів уточнити, що кадрові накази оформлюються за примірними формами, затвердженими наказом Мін’юсту № 1860/5, або за внутрішньо затвердженими уніфікованими зразками;
   • у розділі про бланки та зразки документів:
     • додати до додатків зразки нових форм наказів;
     • у відповідних пунктах зробити посилання на ці додатки;
   • у розділі про організацію документообігу визначити, в якому підрозділі реєструються кадрові накази за новими формами.

3. Чи потрібна окрема інструкція з кадрового діловодства Можна піти двома шляхами, обидва правомірні:

• залишити одну Інструкцію з діловодства і деталізувати в ній кадрові документи (додати / розширити розділ про кадрове діловодство, форми наказів, реєстрацію, зберігання);
• розробити окрему Інструкцію з кадрового діловодства, де врегулювати:
  • перелік кадрових документів (накази по особовому складу, графік відпусток, особові картки тощо);
  • форми кадрових наказів (з посиланням на примірні форми або власні зразки);
  • порядок їх оформлення, реєстрації, зберігання й архівування.
  У будь-якому разі зміни або запровадження нової інструкції оформлюються наказом з основної діяльності, а інструкція має враховувати норми Правил № 1000/5 щодо визначення видів бланків, документів, які не оформлюються на бланках, та порядку застосування печаток.

Рекомендація: оптимально зараз видати один наказ, яким одночасно затвердити нові уніфіковані форми кадрових наказів і внести зміни до чинної Інструкції з діловодства (або затвердити окрему Інструкцію з кадрового діловодства), чітко закріпивши, що саме кадрові накази оформлюються за обраними примірними формами з певної дати.

Такий підхід дозволить формально й фактично узгодити форми кадрових наказів із внутрішніми правилами документообігу підприємства.