Розрахунок добових при відрядженнях: повернення з-за кордону в Україні

У спільний день повернення із закордонного відрядження й виїзду у внутрішнє відрядження добові нараховують лише один раз, за правилами добових за кордон або по Україні залежно від того, до якого відрядження роботодавець віднесе цей день, а решту днів рахують окремо за кожним наказом.

Обґрунтування

1. Добові нараховують за кожен день відрядження, включно з днем виїзду і повернення. Добові — це витрати на харчування та інші власні потреби працівника у відрядженні, які не потребують підтвердження чеками, й виплачуються за кожен день відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду, а також вихідні, якщо вони входять у період відрядження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ; п. 15 розд. І Інструкції № 59). Для внутрішніх відряджень у 2026 році граничний неоподатковуваний розмір становить 864,70 грн за день, а для закордонних — не більше 80 євро за день.

2. Спільний день між двома відрядженнями рахується один раз. Якщо день повернення з одного відрядження збігається з днем виїзду в інше, цей день враховують лише один раз при розрахунку добових, а бухгалтер самостійно вирішує, до якого з відряджень його віднести. При цьому тривалість іншого відрядження коригують (зменшують на один день або, навпаки, додають залежно від обраного підходу), щоб уникнути подвійного нарахування за той самий календарний день. Такий підхід випливає з практики застосування Інструкції № 59 для розрахунку добових.

3. Як обрати, за якою нормою нарахувати добові за спільний день. Для цілей оподаткування важливо не перевищити граничні ліміти: 864,70 грн на день в Україні та 80 євро на день за кордоном (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Роботодавець може:

   • віднести спільний день до закордонного відрядження і застосувати «закордонну» норму;
   • або віднести його до відрядження по Україні і застосувати «українську» норму.
     Головне — зафіксувати обраний варіант у розрахунку (і, за потреби, у внутрішньому положенні про відрядження), щоб цей день не був оплачений як дві окремі доби.

4. Документальне підтвердження днів для неоподатковуваних добових. Фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (квитки, рахунки за проживання, відмітки про перетин кордону, інші документи від третьої сторони) (пп. 170.9.1 ПКУ). За відсутності підтверджувальних документів добові за відповідні дні включаються до оподатковуваного доходу працівника.

Правильний підхід — по кожному дню календаря визначити, до якого з відряджень він належить, і нарахувати добові тільки один раз, у межах установлених лімітів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?